Organisasi yang menguntungkan mengandalkan pola komunikasi bisnis formal dan informal. Saluran komunikasi formal menyediakan struktur menuju hasil yang produktif. Interaksi informal memungkinkan hubungan otentik dibangun dan metode alternatif untuk menciptakan makna dalam organisasi. Keduanya saling melengkapi dan dapat memperkuat perusahaan ketika diterapkan secara efektif. Masing-masing dapat direncanakan, tetapi komunikasi informal biasanya spontan.
Tujuan Komunikasi Formal
Komunikasi bisnis formal adalah pertukaran informasi strategis yang mendukung agenda yang jelas. Informasi ini secara tradisional dianggap sebagai metode komunikasi internal, tetapi dapat mencakup interaksi terstruktur dengan orang-orang dan entitas di luar organisasi.
Komunikasi formal juga dapat memicu interaksi informal.Sebagai contoh, seorang kepala petugas dapat menjadwalkan pertemuan tur atau balai kota di mana aliran bebas komentar tentang topik diskusi didorong. Namun, ini dapat mengarah pada interaksi pribadi, cerita, dan ide yang tidak ada dalam agenda awal.
Jenis-Jenis Komunikasi Formal
Organisasi dapat berkomunikasi dengan tim internal mereka melalui komunikasi tertulis atau verbal. Manajer dapat menggunakan alat tertulis resmi seperti email, entri blog, materi pelatihan orientasi atau buletin. Presentasi pidato, pertemuan, dan konferensi terjadwal adalah contoh interaksi verbal sebagai strategi komunikasi formal. Komunikasi formal juga dapat mencakup penempatan signage kantor yang strategis, ulasan karyawan, dan kolaborasi dengan organisasi nirlaba. Laporan singkat dan penampilan eksekutif juga merupakan cara kreatif untuk meningkatkan hubungan bisnis melalui komunikasi formal.
Tujuan Komunikasi Informal
Interaksi spontan memicu 'selentingan' informasi yang dibagikan melalui jaringan komunikasi informal. Komunikasi bisnis informal harus melengkapi jaringan formal. Hubungan yang otentik dan menguntungkan diperkuat melalui metode ini. Terkadang, suasana informal dapat mengakibatkan distribusi informasi yang kasual dan ceroboh. Untuk alasan ini, semua personel harus sangat berhati-hati dalam berbagi informasi sensitif saat berkomunikasi secara informal. Meskipun komunikasi tertulis juga dapat bersifat informal, komunikasi tersebut harus tepat untuk menghindari masalah hukum dan etika.
Jenis-jenis Komunikasi Informal
Komunikasi verbal informal dapat terjadi selama istirahat makan siang, interaksi di lorong, dan panggilan telepon. Komunikator bisnis kreatif dapat dengan sengaja memasukkan catatan tulisan tangan, pesan teks dan pengakuan hari jadi dan kartu ulang tahun untuk membangun hubungan dengan rekan kerja mereka.
Dinamika Komunikasi Perusahaan
Informasi dapat disampaikan dari manajemen kepada karyawan, atau sebaliknya. Perusahaan yang didirikan terutama di jaringan formal jarang menyimpang dari aturan dan protokol. Di sisi lain, budaya perusahaan informal mendorong spontanitas dan jaringan kasual. Terlepas dari budaya perusahaan, organisasi tumbuh melalui keseimbangan strategis jaringan formal dan informal. Organisasi mendapat manfaat dari membangun jaringan komunikasi terbuka yang mencakup umpan balik dari karyawan dan manajer.
