Dunia digital telah menjadikan komunikasi sebagai keterampilan yang paling penting bagi individu dan perusahaan. Ketika komunikasi berantakan di dalam sebuah perusahaan, sering kali merupakan prediksi kapan dinamika tempat kerja lainnya akan mengikuti spiral ke bawah. Untuk menguasai komunikasi, kita harus memahami perbedaan mendasar antara komunikasi formal dan informal, dan ketika masing-masing diterapkan dengan baik. Ketika komunikasi lancar dan terbuka, seringkali mengarah pada peningkatan efisiensi, hubungan yang lebih baik, dan moral yang lebih besar.
Apa itu Komunikasi Korporat?
Sebelum masuk ke seluk-beluk metode komunikasi formal dan informal, ada baiknya untuk memiliki inti dasar dari apa yang terdiri dari komunikasi perusahaan.
Komunikasi perusahaan dapat bersifat internal dan eksternal. Kadang-kadang, ini bisa tentang mendidik karyawan tentang citra merek dan bagaimana mempertahankan dan memproyeksikan merek melalui semua upaya mereka. Komunikasi digunakan untuk membangun hubungan pemangku kepentingan. Melalui olahpesanlah bahwa kerusakan dikendalikan atau diperburuk ketika segala sesuatunya berjalan menyamping. Komunikasi menentukan pemasaran, hubungan masyarakat, dan kesadaran merek eksternal. Dalam olahpesan dan komunikasi, korporasi menciptakan kerangka kerja untuk tujuan mereka dan proyek-proyek apa yang sedang dikerjakan.
Singkatnya, komunikasi korporat berada di belakang hampir setiap aspek bisnis modern. Untuk unggul dalam komunikasi adalah cara utama baik karyawan dan manajemen dapat mengambil karir mereka ke tingkat yang lebih tinggi.
Apa itu Metode Komunikasi Formal dan Informal?
Apapun cara seseorang memilih untuk membuat sesuatu diketahui adalah metode komunikasi dan variasinya sangat luas. Beberapa di antaranya:
- Berbicara di sekitar pendingin air.
- Mengirim email seluruh perusahaan atau orang-ke-orang.
- Posting ke forum perusahaan.
- Berbagi dalam buletin perusahaan.
- Sematkan selebaran di papan buletin ruang makan siang.
- Pesan obrolan antar teman.
- Grup atau percakapan tim di grup Slack perusahaan atau papan Basecamp perusahaan.
- Mengatasi meja bundar perusahaan.
- Membuat pidato di piknik perusahaan.
- Segala bentuk SMS, media sosial dan bahkan video.
- Mengeluarkan laporan pemangku kepentingan.
Tak satu pun dari metode ini tidak efektif untuk berkomunikasi. Mereka semua menyebarkan berita. Pertanyaannya adalah, apakah mereka metode yang tepat untuk pesan itu? Yang lebih penting, apakah itu tidak pantas?
Di beberapa wilayah, mengirim SMS setelah jam kerja dapat melanggar hukum atau melanggar ketentuan kontrak karyawan. Berteman di Facebook bisa jadi tidak pantas untuk penyelia atau manajer karena bisa mengakibatkan informalitas yang tidak terkendali di luar jam kerja. Dari wilayah ke wilayah dan perusahaan ke perusahaan, susunan komunikasi saat ini menghadirkan berbagai dilema dan pertimbangan yang harus diakui dan dipahami oleh manajer dan karyawan.
Contoh Metode Komunikasi Informal
Komunikasi informal adalah metode komunikasi apa pun yang tidak mengikuti rantai komando perusahaan atau mematuhi praktik terbaik yang telah ada dalam perusahaan. Itu bisa termasuk gosip, rumor, obrolan santai, olok-olok waktu istirahat dan seterusnya. Ini terjadi dalam email, melalui teks, pada aplikasi pesan grup, catatan tulisan tangan, Post-nya ditempelkan ke laporan, pada panggilan telepon dan bahkan di blog tim. Seringkali, itu dianggap peer-to-peer, artinya jarang terjadi dengan orang-orang di tingkat otoritas yang berbeda.
Secara umum, itu bisa terburu-buru, tidak terencana, santai dan tidak terverifikasi. Itu biasanya tidak dimaksudkan untuk dianggap sebagai keputusan akhir dan sering diharapkan tidak direkam.
Mungkin seorang karyawan dengan santai berkata, "Saya melihat laporan penjualan dan saya pikir itu berarti hal-hal buruk bagi keamanan pekerjaan kami." Ini adalah komunikasi informal yang sama sekali tidak mewakili garis bawah perusahaan. Penjualan dapat turun karena sejumlah alasan, dari klien besar yang menyatakan kebangkrutan hingga pengembangan produk untuk peluncuran baru yang dapat membuat produk lama menjadi usang. Bagi siapa pun untuk mengambil komentar sembrono seperti Injil bisa berbahaya bagi semangat tim. Penting bagi karyawan untuk memahami pengamatan biasa sebagai “komunikasi informal” dari satu orang dapat merusak tim.
Katakanlah karyawan lain mengirimkan teks seluruh perusahaan mengundang semua orang untuk minum setelah jam kerja di Watering Hole Wanda, di mana minuman happy hour adalah yang termurah. Ini mungkin terjadi pada akun perusahaan dan itu mungkin melibatkan karyawan, tetapi ini adalah pertemuan kantor yang tidak resmi dan tidak resmi. Dan ini adalah pembangun tim yang hebat dan harus didorong, tetapi perusahaan harus memiliki kebijakan tentang bagaimana acara seperti itu diselenggarakan - seperti tidak melalui akun email perusahaan.
Komunikasi informal juga dapat berupa segala macam penembakan semilir angin. Para karyawan berbicara tentang akhir pekan mereka atau menyebarkan berita bahwa Joyce memiliki bayinya. Kolam sepakbola, mengobrol tentang cuaca, memikirkan parkir atau bertanya-tanya tentang rilis produk kuartal baru - ini semua bersifat informal.
Ketika komunikasi di tempat kerja bersifat informal, seringkali tidak ada kebutuhan untuk menjaga privasi atau harapan privasi.
Contoh Metode Komunikasi Formal
Saat berkomunikasi secara formal di tempat kerja, umumnya ada pertimbangan terarah. Ini top-down, bottom-up, lateral atau horizontal. Ini melibatkan departemen dan praktik yang sudah mapan. Komunikasi formal umumnya dipahami sebelumnya - pesan yang telah dipikirkan dan direncanakan kemudian disebarluaskan untuk karyawan tertentu, departemen tertentu, atau bahkan perusahaan atau pemangku kepentingan secara keseluruhan.
Itu juga dapat terjadi dalam email atau melalui percakapan telepon. Tetapi kriteria paling penting untuk komunikasi formal adalah bahwa komunikasi tersebut dianggap sebagai komunikasi “melalui saluran yang tepat”.
Contohnya adalah ketika perusahaan mengeluarkan email dengan lampiran yang secara resmi ditulis, menjelaskan mengapa lembur tidak dapat ditagih dan tidak akan dikompensasi untuk jangka waktu tertentu. Surat semacam itu akan melibatkan manajemen, akuntansi, dan bahkan mungkin departemen hukum sehingga melindungi perusahaan dari siapa pun yang salah paham surat itu dan berupaya menagih lembur yang tidak disetujui. Ini mungkin akan melibatkan "tanda terima baca" pada email sebagai bukti bahwa setiap penerima telah membuka dan membaca kata komunike tersebut.
Laporan stok untuk pemangku kepentingan adalah komunikasi formal. Tinjauan karyawan dengan manajer dapat dianggap sebagai komunikasi formal ketika ada laporan tertulis yang terlibat. Video yang dibuat oleh manajemen untuk menjelaskan proyek dan dapat diakses melalui cloud perusahaan bersifat formal, sedangkan obrolan video bersifat informal. Posting blog korporat adalah cara formal untuk menyampaikan berita tentang produk atau layanan baru, tidak hanya ke tim perusahaan tetapi juga untuk klien mereka yang sudah ada dan calon klien. Ketika berita buruk keluar tentang suatu proyek dan departemen humas memadamkan api, itu adalah komunikasi formal eksternal.
Semua metode komunikasi ini memiliki kesamaan yang besar - tidak ada yang spontan. Semua kemungkinan mencakup tata bahasa yang baik, bahasa yang ringkas, jargon industri, istilah perusahaan, dan bahkan mungkin merek perusahaan.
Mengapa Anda Membutuhkan Metode Komunikasi Formal dan Informal
Komunikasi sangat memengaruhi apa yang terjadi dalam hidup kita. Ini menghilangkan ketakutan; itu menginspirasi dan mendidik. Itu membangun hubungan dan dapat memisahkan mereka.
Perusahaan yang gagal memiliki komunikasi yang baik sering kali menderita berbagai masalah. Ini dapat membuat karyawan bingung tentang tindakan apa yang harus diambil atau bagaimana bersikap. Bentrokan dapat terjadi antar departemen. Kesalahan terjadi. Emosi bisa menyala. Hasilnya dapat berupa segalanya, mulai dari ketidakefisienan hingga masalah hukum.
Dengan komunikasi yang baik - baik informal maupun formal - budaya perusahaan cenderung lebih kuat, lebih sehat, dan lebih produktif. Ketika karyawan merasa mereka memiliki alat untuk berkomunikasi satu sama lain dan dengan manajemen, mereka sering kali memiliki pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tujuan mereka.
Ketika manajemen memiliki berbagai jalan yang tersedia untuk berkomunikasi dengan karyawan, itu menciptakan hubungan yang lebih baik, menginspirasi loyalitas yang lebih besar dan dapat menyebabkan peningkatan produktivitas secara keseluruhan.
Jika komunikasi hanya terjadi secara informal atau formal, itu menimbulkan konflik.
Contoh Komunikasi Campuran atau Salah Kelola
Mungkin manajemen tidak pernah bergaul dengan tim mereka. Mungkin Peter, kepala penjualan, tidak tahu bahwa John merasa sakit secara teratur akhir-akhir ini, berkat wajah berani John. Akibatnya, Peter tidak menyadari bahwa timnya tertekan karena John sangat berjuang. Ketika John memberi tahu Peter bahwa ia didiagnosis mengidap kanker, itu mengejutkan, karena Peter tidak pernah menghargai obrolan di sekitar pendingin air, dan menghindari voli email informal. Karena Peter begitu jauh pada tingkat informal, departemen penjualannya tidak mempercayai dia, dan mereka khawatir tentang apa arti diagnosis kanker John bagi keamanan pekerjaan John dan beban kerja mereka yang akan datang.
Manajer yang baik memahami bahwa komunikasi informal membuat hubungan lebih kuat, tidak hanya pada akhirnya, tetapi sebagai penghambat moral bagi seluruh perusahaan, mulai dari resepsionis hingga piutang.
Namun, jika komunikasi hanya bersifat informal, itu membuat karyawan bingung dan frustrasi. Jika setiap kebijakan perusahaan hanya dikeluarkan melalui ledakan email yang spontan dan reaksioner, dan tidak pernah dikeluarkan secara resmi sebagai surat pernyataan yang dipikirkan dengan baik, itu bisa terasa seperti tiang gawang terus bergerak. Apakah ini benar-benar kebijakan, atau hanya suasana hati lain yang ada dalam manajemen?
Mungkin, pada bulan Mei, kepala pengembangan produk meledakkan perusahaan dengan email yang ditulis dengan santai yang mengatakan, "Tim telah bekerja keras pada antarmuka baru yang akan membuat perangkat lunak akuntansi kami lebih mudah digunakan untuk klien. Tidak yakin pada nama atau tanggal rilis, tetapi pasti sedang dikerjakan."
Kemudian, pada bulan Juli, sebuah email keluar mengatakan, "Kami kembali ke papan gambar di antarmuka. Sasarannya adalah peningkatan fungsionalitas yang menghasilkan lebih sedikit panggilan layanan pelanggan. ”
Namun, tidak ada komunike formal tentang apa pun yang berkaitan dengan pendesainan ulang antarmuka. Apa yang harus dikatakan atau dilakukan karyawan tentang masalah antarmuka jika klien bertanya? Dalam hal ini, sangat penting bagi perusahaan untuk bersama-sama dan mengeluarkan komunikasi formal yang mengatakan dengan tepat apa yang sedang dikembangkan oleh tim pengembangan, karena itu adalah informasi penting untuk setiap tingkat perusahaan, dari penganggaran hingga pemasaran, dan departemen kemudian dapat mengembangkan rencana tindakan pada antarmuka yang akan datang.
Cara Mengajar Karyawan Metode Komunikasi Formal dan Informal
Ketika berbicara tentang komunikasi, ada lebih banyak yang dipertaruhkan dari sebelumnya. Kebijakan sangat penting dalam lingkungan perusahaan, dan ketika meletakkannya, itu formal. Pedoman tertulis diperlukan, dengan klarifikasi yang diberikan sesuai kebutuhan. Mungkin klarifikasi dapat terjadi melalui pengalamatan staf dalam rapat, atau mengizinkan saluran Slack untuk berdiskusi, tetapi penting tidak ada ambiguitas.
Undang karyawan untuk terlibat dan mengajukan pertanyaan jika mereka tidak yakin akan apa pun. Biarkan mereka tahu bahwa mengirim email atau komunikasi tertulis lainnya baik-baik saja jika mereka menyukai jejak kertas pada jawaban. Jejak kertas semacam itu juga melindungi perusahaan.
Kebijakan harus menunjukkan di mana perusahaan berpegang teguh pada hal-hal seperti gosip - bahwa itu bisa berbahaya dan tidak produktif, bahwa semua karyawan layak dihormati dan privasi dalam hal-hal baik di tempat kerja maupun di luarnya. Kebijakan juga harus menjelaskan bahwa sementara orang bebas menggunakan media sosial sebagai pribadi, mereka tidak boleh berbagi produk kerja atau berbicara tentang masalah perusahaan di saluran sosial mereka.
Pedoman juga dapat mengklarifikasi apakah boleh menggunakan email secara informal di kantor atau apakah komunikasi semacam itu harus dibatasi pada aplikasi pengiriman pesan dan sejenisnya. Mereka harus menetapkan apakah ada aturan untuk mengirim pesan teks atau mengirim email setelah jam kerja dan jika karyawan diharapkan untuk memantau ini di luar lokasi.
Di sinilah pula kebijakan mengenai godaan dan pelecehan harus diulang karena mereka selalu komunikasi informal yang sering memamerkan aturan perusahaan.
Pada akhirnya, buku pegangan tertulis tentang komunikasi di dalam perusahaan adalah cara terbaik untuk membangun budaya komunikasi perusahaan. Ingat, komunikasi informal adalah bagian yang berharga dan membangun moral dari tempat kerja mana pun dan harus dibiarkan berkembang pada waktu-waktu tertentu. Tentu, itu bisa keluar dari tangan jika tidak berhenti, jadi perusahaan harus memiliki pedoman tentang kapan itu tepat dan apa yang pantas untuk dibahas secara informal. Penaklukan seksual, tidak, tapi akhir pekan yang menyenangkan di kabin, tidak apa-apa.
Pada akhirnya, dengan menciptakan lingkungan kerja yang positif dan terbuka secara komunikatif, Anda akan menemukan perusahaan Anda menikmati lingkungan yang kurang stres, lebih produktif, dengan karyawan yang merasa lebih loyal dan dihargai di tempat kerja.
