Seringkali dalam bisnis, kita diharuskan untuk menyertakan surat pengantar yang akan menyertai laporan yang lebih besar yang mungkin dikirim melalui pos, pengiriman khusus atau bahkan email. Sebuah surat pengantar resmi memiliki tujuan yang sangat spesifik dan harus ditulis sedemikian rupa sehingga ia memperkenalkan dan menjelaskan isinya, menegaskan kembali tema penting dari laporan tersebut, serta mengindikasikan langkah atau tindakan selanjutnya yang harus diambil.
Menulis Surat Pengantar Laporan
Gunakan alat tulis kop surat perusahaan untuk menyusun surat pengantar laporan untuk menghormati pentingnya dokumen yang menyertainya. Bahkan jika menggunakan alat tulis email, perlakukan sebagai surat pengantar kertas dengan memasukkan gambar logo perusahaan di halaman email.
Sertakan tanggal hari serta informasi alamat termasuk nama depan dan belakang, judul, nama bisnis, alamat jalan dan kota, kode pos. Gunakan salam “Dear” yang diikuti oleh salam resmi seperti singkatan Mr., Mrs., atau Ms., jika individu tersebut adalah orang asing atau “Dear” dengan nama depan dan / atau nama belakang penerima jika orang tersebut adalah dikenal.
Nyatakan tujuan surat di badan surat menggunakan kata-kata seperti "Surat ini memberikan (nama laporan) untuk ulasan atau komentar Anda (atau apa pun tindakan yang diinginkan). Gunakan kesempatan ini untuk meringkas secara singkat tentang apa laporan itu. Cobalah untuk meringkas tujuan dari laporan sesingkat mungkin - dalam satu atau dua kalimat maksimum.
Catat kesimpulan laporan di sini tanpa memberikan esensi dari temuan laporan. Anda ingin pembaca membaca laporan aktual dan bukan hanya surat pengantar. Surat pengantar harus membangkitkan selera pembaca akan apa yang akan ditemukan dalam laporan akhir.
Miliki bagian kesimpulan formal atau langkah selanjutnya di mana Anda menyatakan tindakan apa yang diinginkan dari penerima. Apakah Anda ingin mereka meneruskan dokumen atau, menandatangani dokumen atau mengoordinasikan pertemuan yang lebih besar untuk mempresentasikan temuan? Sangat spesifik tentang langkah selanjutnya serta hari dan tanggal jika diperlukan tindakan yang sensitif waktu.
Akhiri surat pengantar dengan tanda resmi seperti Salam, Sangat tulus, atau Salam. Sertakan nama dan judul penulis surat itu. Sebutkan nama-nama orang lain yang akan menerima laporan dan surat pengantar dalam daftar cc.
