Cara Menulis Memo untuk Relawan Pesta Natal

Penggunaan memo karyawan untuk meminta sukarelawan untuk perencanaan pesta kantor adalah cara yang baik untuk melibatkan banyak pekerja dan membuat mereka merasa termasuk dalam tim kantor. Penggunaan sukarela karyawan secara efektif dapat membuat acara seperti pesta Natal berakhir tanpa hambatan. Memo juga memastikan bahwa pesan atau pengumuman mencapai semua penerima yang dituju. Saat merencanakan pesta Natal dan acara kantor lainnya, Anda perlu memastikan semua orang yang diundang untuk hadir mengetahui tanggal dan waktu.

Item yang Anda butuhkan

Daftar sukarelawan karyawan potensial
Informasi kontak untuk semua calon sukarelawan
Tanggal, lokasi, dan waktu acara
Daftar persyaratan waktu dan tugas sukarelawan

Tentukan jenis pesta Natal yang akan dimiliki kantor Anda. Putuskan apakah acara akan diadakan di kantor atau di luar lokasi. Tetapkan anggaran. Tentukan jumlah orang yang akan diundang, termasuk pasangan atau tamu karyawan. Putuskan apakah alkohol akan disajikan dan apakah akan menyediakan minuman gratis atau bar tunai. Simpan daftar terperinci parameter partai untuk memandu sukarelawan Anda dalam mengaturnya.

Tentukan berapa banyak relawan karyawan yang akan Anda butuhkan untuk mengatur dan memfasilitasi pesta. Dalam kebanyakan kasus, setidaknya 10 sukarelawan akan diminta untuk mencakup semua fungsi. Pilih pemimpin sukarelawan untuk mengawasi karyawan sukarelawan lainnya. Diskusikan detail organisasi secara langsung dengan sukarelawan pemimpin. Pastikan setiap calon sukarelawan memiliki waktu dan kemampuan untuk berpartisipasi sebelum menetapkan peran.

Buat memo untuk semua calon sukarelawan yang menyatakan kebutuhan Anda akan bantuan dengan pesta kantor. Berikan nama karyawan yang Anda pilih untuk bertindak sebagai penghubung sukarela. Pastikan semua relawan memahami bahwa selain Anda, orang tambahan akan tersedia untuk bekerja melalui logistik pengorganisasian pesta. Minta semua penerima memo untuk menghubungi Anda dalam waktu seminggu untuk memberi tahu Anda apakah mereka bisa menjadi sukarelawan. Simpan daftar semua orang yang telah setuju untuk membantu.

Kirim memo kedua kepada orang-orang yang mengajukan diri. Tetapkan tugas dan tanggung jawab partai untuk individu atau kelompok kecil tertentu. Misalnya, letakkan satu kelompok yang bertugas memilih menu makanan; kelompok kedua yang bertanggung jawab atas undangan yang beredar; kelompok ketiga yang bertanggung jawab atas dekorasi, bantuan pesta dan hadiah. Lanjutkan membagi tugas sampai semua aspek partai tercakup. Anda mungkin perlu meminta sukarelawan tambahan jika pesta Anda besar, formal atau lebih rumit daripada pertemuan biasa di kantor.

Dalam memo kedua, umumkan jadwal pertemuan komite sukarelawan partai, mingguan atau bulanan, untuk mengatur dan mempersiapkan. Jadwalkan pertemuan pertama setidaknya empat hingga enam bulan sebelum acara. Ini akan membantu memastikan bahwa tidak ada detail yang diabaikan dan semua sukarelawan memahami tanggung jawab dan komitmen waktu mereka. Jadwalkan rapat selama waktu perusahaan, di tempat, tetapi pastikan mereka tidak akan berdampak negatif pada pekerjaan sehari-hari relawan. Mintalah semua sukarelawan untuk memberi tahu Anda apakah mereka akan menghadiri pertemuan awal.

Gunakan memo untuk menindaklanjuti secara teratur dengan semua sukarelawan selama proses perencanaan. Nyatakan dalam setiap memo apa yang dibahas pada pertemuan terakhir dan apa yang akan dibahas pada pertemuan berikutnya. Mintalah sukarelawan untuk berkomunikasi dengan seluruh kelompok jika mereka memiliki ide, saran, pertanyaan atau masalah sehingga semua orang akan sepenuhnya menyadari bagaimana proses perencanaan berlangsung.

Sebelum acara, kirim memo ke semua orang di kantor atau perusahaan Anda, berterima kasih kepada relawan karyawan untuk pekerjaan mereka dalam mempersiapkan pesta. Ungkapan terima kasih ini penting bagi para sukarelawan.

Kiat

Gunakan bahasa bisnis tradisional saat membuat memo, bahkan untuk acara yang menyenangkan seperti pesta Natal. Hindari menggunakan istilah slang, kata-kata kotor dan bahasa yang dipertanyakan saat menulis memo.