Relawan adalah darah kehidupan organisasi nirlaba. Banyak organisasi nirlaba tidak memiliki cukup staf untuk menjalankan organisasi secara efektif sehingga sukarelawan mengisi kekosongan. Organisasi yang mengembangkan dan menyoroti kebijakan dan prosedur untuk program sukarelawan mereka dan yang menentukan peran dan tanggung jawab relawan menuai manfaat yang menyertai program sukarelawan kelas satu.
Tulis pengantar. Sertakan nama agensi, pernyataan misi dan nilai-nilai inti, daftar anggota staf dan daftar anggota dewan. Relawan tidak hanya membantu proyek tetapi juga duta besar untuk organisasi Anda. Mereka harus tahu bagaimana agen bekerja dan orang-orang yang mewakili agen dalam kapasitas administrasi. Juga sertakan informasi tentang siapa yang dilayani lembaga tersebut, apa yang dilakukan untuk membantu, dan program yang didukungnya.
perkenalkan agensi kepada para relawan di paragraf pertama buku pegangan ini dan sambut mereka. Meskipun sukarelawan bukan staf yang dibayar, mereka harus diperlakukan dengan hormat sejak hari pertama. Pastikan untuk mengakui nilai mereka sebagai pusat misi organisasi. Tulis dua kalimat singkat untuk berterima kasih kepada para sukarelawan sebelumnya atas layanan mereka kepada agensi dan untuk memberi tahu mereka betapa sentralnya misi mereka.
Buat buku pegangan dalam format 8 1/2-inci-kali-11-inci, atau lebih disukai 6 inci-kali-9-inci, sehingga mudah dibawa dan sukarelawan dapat menyimpannya untuk referensi. Buku pegangan ini juga dapat dimasukkan ke dalam binder tiga cincin sehingga pembaruan dapat ditambahkan dengan mudah. Tetapkan kebijakan dan prosedur secara bertahap menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas. Jangan gunakan $ 10 kata untuk membuat poin. Relawan datang dari semua latar belakang pendidikan, dan bahasa buku pegangan Anda harus pada tingkat pendidikan yang dapat dipahami oleh siapa pun.
Buat deskripsi pekerjaan untuk posisi sukarelawan. Jelaskan peran dan tanggung jawab sehingga sukarelawan dapat memilih posisi yang paling sesuai dengan minat mereka. Deskripsi pekerjaan akan membantu agensi Anda mencocokkan relawan dengan peluang relawan yang sesuai. Orang-orang suka rela karena berbagai alasan, dan mereka memiliki keterampilan yang berbeda. Deskripsi pekerjaan yang baik akan memungkinkan sukarelawan untuk memilih peluang yang tepat bagi mereka dan untuk organisasi Anda. Tambahkan salinan sampel lembar masuk, formulir pendaftaran, dll. Agen memiliki pelacakan basis data untuk jam sukarela: lembar waktu membantu membuat jam pelacakan lebih mudah.
Jelaskan jenis-jenis pelatihan awal dan tambahan yang tersedia untuk sukarelawan. Buat daftar tanggal orientasi dan bagaimana mereka dapat memperbarui keterampilan mereka atau belajar yang baru. Kembangkan kalender tanggal untuk pelatihan dan orientasi. Beri tahu sukarelawan jika mereka perlu menandatangani pernyataan kerahasiaan. Jika ya, tinjau pernyataan itu bersama mereka, jawab semua pertanyaan dan jelaskan alasannya. Selama orientasi relawan, tinjau buku pegangan relawan dengan hati-hati dan beri waktu bagi relawan untuk mengajukan pertanyaan. (Selalu menyenangkan untuk memiliki minuman sederhana di orientasi sukarela.)
Jelaskan proses penyaringan sukarelawan. Beri tahu mereka jika mereka membutuhkan pemeriksaan latar belakang, jika posisi sukarela yang mereka pilih memiliki lisensi khusus, risiko, izin medis, tes TB, lencana, dan sebagainya. Jika mereka berharap untuk mengemudi untuk agen, jelaskan jenis asuransi apa yang harus mereka lakukan, atau asuransi tambahan yang mereka perlukan untuk bekerja sebagai sukarelawan untuk agen Anda.Jelaskan masalah tanggung jawab, dan minta keringanan untuk penandatanganan jika Anda memiliki posisi sukarela berisiko tinggi. Relawan harus mengetahui risiko peluang relawan tertentu. Pastikan untuk memasukkan formulir pengabaian, dan selama orientasi, jelaskan alasannya dan berikan sukarelawan opsi untuk menandatangani formulir ini. Proses ini akan melindungi agen jika terjadi kecelakaan.
Jelaskan bagaimana sukarelawan memenuhi syarat untuk mendapatkan penghargaan. Jika agensi memiliki program pengakuan, garis besar kapan diadakan, bagaimana agensi mengenali relawan, jika itu adalah acara gala, makan siang atau upacara penghargaan khusus, dan kode berpakaian acara. Jika acara pengakuan sukarelawan adalah acara khusus untuk sukarelawan, jelaskan sehingga mereka mengerti bahwa staf agensi menjadi "sukarelawan" untuk acara ini, dan sukarelawan menjadi tamu.
