Perusahaan sering membuat permintaan proposal (RFP) ketika mereka memiliki proyek yang ingin mereka selesaikan. RFP adalah permintaan kontraktor untuk mengajukan penawaran pada proyek yang direncanakan oleh perusahaan ini. RFP menyatakan deskripsi proyek, kualifikasi, informasi waktu dan detail lainnya tentang proyek. Kontraktor menerima RFP dan harus menentukan apakah mereka ingin membuat proposal untuk pekerjaan itu. Perusahaan yang mengeluarkan RFP menerima proposal hingga tanggal tertentu dan kemudian memilih satu kontraktor untuk memberikan penghargaan kepada proyek.
Jelaskan perusahaan Anda. Langkah pertama dalam membuat RFP adalah mendeskripsikan perusahaan Anda. Sebutkan lamanya waktu dalam bisnis, produk atau layanan yang ditawarkannya dan perincian lain yang menggambarkan perusahaan.
Nyatakan deskripsi proyek. Jelaskan secara rinci apa yang Anda cari. Sertakan apa proyek itu, lokasi proyek dan tujuannya. Jelaskan fungsi proyek dan tujuan proyek.
Spesifikasi garis besar. Berikan spesifikasi yang tepat mengenai proyek ini. Sangat penting untuk memberikan kepada kontraktor penawaran semua informasi yang mereka butuhkan agar berhasil menyelesaikan proposal pekerjaan yang menyeluruh dan akurat.
Nyatakan tenggat waktu. Tawarkan detail mengenai garis waktu proyek. Nyatakan kapan Anda mengharapkan proyek dimulai dan tanggal penyelesaiannya. Berikan tanggal tenggat waktu untuk pengajuan proposal oleh kontraktor yang memilih untuk mengajukan tawaran pekerjaan.
Jelaskan cara kontraktor membalas. Berikan instruksi kepada kontraktor yang memberi tahu mereka ke mana harus mengirim proposal dan metode yang dapat diterima. Anda dapat memilih untuk menerima mereka melalui surat atau Anda dapat memilih untuk menerima faks atau email yang berisi proposal. Masukkan nama kontak dan nomor telepon untuk memungkinkan kontraktor memanggil informasi lebih lanjut tentang proyek atau untuk menjawab pertanyaan.
Jelaskan bagaimana pemenang proyek akan dipilih. Sertakan kriteria yang akan Anda gunakan untuk membuat keputusan perusahaan mana yang akan disewa. Jelaskan hal-hal yang sangat penting termasuk pentingnya kontraktor mengirimkan proposal yang lengkap dan akurat dan mengirimkannya pada tenggat waktu.
