Sementara Era Digital menciptakan lebih sedikit kertas, permintaan penyimpanan elektronik tumbuh. Pedoman yang ditetapkan oleh tim manajemen informasi organisasi untuk membuat, mengakses, menyimpan, dan akhirnya memusnahkan catatan menentukan ketentuan siklus hidup catatan elektronik. Siklus hidup catatan elektronik mencakup pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pengaturan untuk sebagian besar bisnis dan entitas pemerintah. Beberapa organisasi mengarsipkan catatan tertentu yang dianggap tak ternilai, sebagai fase terakhir dari siklus hidup ketika tidak dihancurkan.
Penciptaan
Salah satu tantangan terbesar untuk sistem manajemen elektronik adalah mendokumentasikan asal-usul catatan baru secara logis dan konsisten untuk penggunaan, pengambilan, dan penyimpanan di masa mendatang. Apa yang merupakan catatan ditetapkan oleh manual kebijakan organisasi yang ditulis dengan undang-undang federal dan negara bagian dalam pikiran. Jika diidentifikasi dengan benar di awal siklus hidup, sebuah catatan mudah diakses hingga kegunaan catatan itu habis dan ia dihancurkan. Bergantung pada organisasi, beberapa catatan dibuat secara otomatis oleh sistem ketika data tertentu dimasukkan ke dalam komputer. Sistem lain membutuhkan seseorang untuk membuat catatan secara manual.
Menggunakan
Setelah catatan dibuat secara elektronik, itu biasanya didistribusikan dan digunakan sebagai alat informasi untuk keperluan bisnis atau pemerintah. Karena alasan ini, catatan disimpan dalam repositori agar mudah diakses. Saat aktif, sebagian besar catatan disimpan, tetapi diakses melalui database dengan mengidentifikasi informasi yang memberi label catatan.
Penyimpanan dan Pemeliharaan
Setelah file digunakan dan tidak lagi diperlukan secara teratur, catatan sering disimpan sebagai tidak aktif. Catatan harus disimpan untuk akses sebelum dihancurkan sesuai dengan aturan yang dinyatakan sebagai kebijakan organisasi. Bagian dari alasan untuk penekanan pada penyimpanan yang tepat terkait dengan masalah privasi. Kebijakan organisasi yang bijaksana membahas keamanan sebagai bagian utama dari pemeliharaan catatan yang bertanggung jawab.
Watak
Catatan harus dapat diakses selama beberapa tahun untuk mematuhi hukum federal dan negara bagian. Sebagian besar kebijakan organisasi tentang penyimpanan dan disposisi catatan menggunakan undang-undang federal dan negara bagian sebagai persyaratan minimum untuk penyimpanan catatan. Bisnis menyimpan catatan untuk tujuan litigasi, jika mereka dipaksa untuk membela tindakan bisnis tertentu yang diambil di masa lalu. Bagaimana catatan dibuang adalah sangat penting. Karena file elektronik dapat dipulihkan di tangan ahli, sangat penting bahwa file elektronik dihapus tanpa cara yang mungkin untuk mengambil informasi.
