Bisnis menggunakan berbagai bentuk pemasaran dan komunikasi setiap hari. Desain dan isi kop surat yang digunakan untuk setiap jenis komunikasi seringkali merupakan hal pertama yang dilihat prospek tentang perusahaan. Meskipun desain dan kreativitas memiliki kemungkinan tak terbatas, perusahaan biasanya mematuhi empat kop surat standar dalam komunikasi bisnis.
Kop Surat Standar
Kop surat standar biasanya mengacu pada entitas secara keseluruhan dan biasanya digunakan untuk tujuan administrasi atau berorientasi layanan. Audiens biasanya umum dan tersebar luas, dan surat itu bisa berupa dokumen formulir seperti surat standar, pemberitahuan atau faktur. Kop surat standar biasanya hanya mencakup nama dan alamat perusahaan, serta logo atau tanda air logo jika perusahaan memilikinya.
Kop Surat Khusus
Kop surat khusus sangat mirip dengan kop surat standar kecuali bahwa biasanya berasal dari departemen khusus perusahaan seperti akuntansi, hukum atau pemasaran. Audiens mungkin lebih tertarik pada area di mana mereka menerima komunikasi. Misalnya, di perusahaan ritel, audiens dapat berupa sekelompok vendor untuk area manufaktur perusahaan atau grup auditor untuk area akuntansi perusahaan. Seperti kop surat standar, kop surat khusus mencakup nama perusahaan, alamat dan logo atau tanda air; namun, departemen khusus atau area perusahaan disertakan, serta gambar atau logo lain khusus untuk departemen.
Kop Surat Kustom
Kop surat khusus biasanya lebih spesifik dari jenis lainnya dan umumnya berasal dari satu orang tertentu. Kop surat ini biasanya digunakan untuk komunikasi antar kantor seperti memo atau presentasi. Mereka juga digunakan untuk komunikasi eksternal dan umumnya tidak dimaksudkan untuk digunakan pada dokumen formulir. Dengan menggunakan industri ritel sebagai contoh lagi, manajer proyek mungkin memiliki kop surat adatnya sendiri untuk digunakan dalam mengirim komunikasi eksternal ke kontraktor independen mereka. Bersama dengan nama perusahaan, alamat, logo, dan area spesifik, kop surat kustom juga menyertakan nama pengirim serta informasi kontak bisnisnya.
Kop Surat Eksekutif
Kop surat eksekutif sangat mirip dengan kop surat adat di mana audiens yang dimaksud dan pokok bahasannya khusus untuk satu orang atau masalah. Kop surat khusus ini disediakan untuk personel di tingkat direktur atau lebih tinggi dan digunakan untuk tujuan mulai dari surat pemberhentian hingga surat penawaran. Kop surat eksekutif juga dapat muncul pada surat formulir dari satu eksekutif tertentu. Sebagai contoh, seorang eksekutif mungkin memiliki banyak surat formulir yang berbeda dikirim untuk tujuan default. Meskipun sifatnya sederhana, penerima lebih cenderung menunjukkan respons yang sesuai ketika menerima komunikasi dari posisi tertentu yang lebih tinggi daripada menerima surat formulir yang dikirim ke beberapa penerima pada kop surat standar. Kop surat eksekutif diformat seperti halnya kop surat adat, meskipun mungkin menyorot judul pengirim tertentu dengan font yang lebih tebal atau lebih besar. Kertas juga biasanya berkualitas lebih tinggi.
Desain dan Format
Semua kop surat perusahaan harus unik dalam desain tetapi dalam format standar mungkin. Desain harus menunjukkan kepada audiens Anda budaya dan merek dagang perusahaan Anda secara instan. Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki warna, logo, atau slogan pemasaran tertentu, ini harus dimasukkan dalam semua kop surat. Jika Anda hanya menggunakan pencetakan hitam putih, logo dan slogan Anda akan lebih menonjol. Font kop surat Anda harus menonjol; namun, itu seharusnya tidak berlebihan atau tidak terbaca oleh pembaca. Secara khusus, kop surat Anda tidak boleh lebih dari satu halaman daripada yang dibutuhkan.
