Komunikasi bisnis yang efektif sangat penting untuk keberhasilan organisasi Anda. Ini memiliki dampak besar pada kinerja perusahaan Anda dan produktivitas karyawan serta pada bottom line Anda. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus dapat mengkomunikasikan visi dan tujuan Anda dengan jelas, membangun hubungan dengan pelanggan dan mitra potensial dan berinteraksi dengan tim Anda.
Esensi Komunikasi Bisnis
Manajer, CEO, pemimpin tim, dan profesional lainnya harus belajar bagaimana menjadi komunikator yang baik untuk memenuhi tanggung jawab mereka. Apakah Anda ingin menjual lebih banyak produk, membangun tim yang kuat atau memaksimalkan upaya pemasaran Anda, penting bagi Anda untuk menguasai esensi komunikasi bisnis.
Jika Anda ingin sukses, itu tidak cukup untuk menjadi ahli strategi yang baik atau memiliki ide-ide brilian. Tentu, Anda dapat mempekerjakan orang untuk berkomunikasi dengan klien Anda dan mempromosikan layanan Anda, tetapi Anda masih perlu memasukkan visi Anda ke dalam kata-kata. Adalah tanggung jawab Anda untuk memberikan umpan balik kepada staf Anda, mendengarkan apa yang mereka katakan dan membahas tujuan perusahaan.
Komunikasi bisnis adalah tentang berbagi informasi di antara orang-orang di dalam dan di luar organisasi Anda. Ini dapat mengambil banyak bentuk, seperti komunikasi formal dan informal, komunikasi internal dan eksternal, komunikasi hukum, komunikasi lateral atau horizontal dan banyak lagi. Anggap saja sebagai saluran dua arah untuk mengirimkan instruksi, ide, pendapat, laporan, dan sebagainya.
Agar komunikasi menjadi efektif, komunikasi harus bersifat timbal balik. Anda perlu berbicara dengan jelas dan mendengarkan dengan cermat. Pastikan juga Anda memahami dasar-dasar komunikasi bisnis, yaitu:
- Struktur
- Relevansi
- Konsistensi
- Kejelasan
- Kemutakhiran dan keunggulan
- Medium
Pertama-tama, pesan Anda harus terstruktur dengan baik dan memiliki pembukaan, isi, dan penutup. Baik Anda mengirim email, menelepon atau mempresentasikan proyek, ingatlah elemen-elemen struktural ini. Mulailah dengan pengantar singkat dari pesan Anda untuk memberi tahu audiens apa yang diharapkan. Misalnya, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, "Hari ini, kita akan membahas strategi pemasaran kami untuk kuartal berikutnya." Selanjutnya, presentasikan ide-ide Anda secara rinci. Bergantung pada konteksnya, Anda mungkin perlu mencadangkan pernyataan Anda dengan fakta dan angka. Tutup pesan Anda dengan kesimpulan singkat yang menguraikan poin-poin utama yang telah Anda diskusikan.
Pastikan pesan Anda jelas dan relevan dengan target audiens. Bayangkan Anda sedang mencoba menjelaskan kepada pelanggan bahwa ia membutuhkan perubahan situs web yang lengkap daripada beberapa perubahan kecil. Anda mungkin tergoda untuk membahas desain web, optimisasi mesin pencari, rasio pentalan dan aspek teknis lainnya, tetapi jangan lakukan itu. Pelanggan mungkin tidak tahu apa artinya semua ini dan mengapa itu penting. Sebaliknya, Anda harus fokus pada bagaimana mendesain ulang situs web yang lengkap akan menguntungkan bisnisnya. Katakan padanya bahwa dia akan menjangkau lebih banyak klien, meningkatkan kesadaran merek, meningkatkan tingkat retensi, meningkatkan keamanan data, dan sebagainya.
Selalu pertahankan pesan Anda konsisten, tetapi sesuaikan dengan audiens dan konteksnya. Jika Anda terus berubah pikiran, Anda berisiko kehilangan kredibilitas.
Mengatakan kepada karyawan Anda untuk melindungi data pelanggan dan menjaga peranti lunak mereka diperbarui dan hal lain untuk memiliki kebijakan keamanan adalah satu hal. Komunikasi tertulis memudahkan untuk mengklarifikasi ide dan memastikan bahwa semua orang ada di halaman yang sama.
Juga, pastikan pesan Anda mudah diingat. Sertakan pernyataan yang kuat dan jelas yang memperkuat keyakinan Anda dan terkait dengan topik tersebut. Pertimbangkan memulai atau mengakhiri pesan Anda dengan kutipan atau pembukaan yang kuat lainnya. Terkadang, humor juga bisa membantu. Apakah Anda sedang berbicara dengan pelanggan atau karyawan, beri dia sesuatu untuk diingat.
Menurut psikolog, beberapa orang lebih mungkin mengingat apa yang terakhir mereka lihat atau dengar. Ini disebut efek kebaruan. Yang lain cenderung mengingat apa yang pertama kali mereka lihat atau dengar, yang dikenal sebagai efek utama. Karena itu, masuk akal untuk memulai dan / atau menutup pesan Anda dengan pernyataan yang kuat.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah media komunikasi. Bagaimana Anda berencana menyampaikan pesan Anda? Ada berbagai jenis media komunikasi, dan masing-masing memiliki karakteristik unik. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada:
- Presentasi
- Laporan
- Komunikasi online
- Pertemuan bisnis
- Rapat video dan telepon
- Media sosial
- Media cetak
- Kontrak dan dokumen tertulis formal lainnya
Aspek Hukum Komunikasi Bisnis
Ketika Anda menulis kontrak atau mengajukan surat-surat hukum, bahkan lebih penting untuk berkomunikasi dengan jelas. Komunikasi yang buruk dapat mengakibatkan denda yang besar, penipuan, pencemaran nama baik, kehilangan pendapatan, dan tuntutan hukum yang mahal.
Biasakan diri Anda dengan undang-undang di negara bagian atau daerah Anda, termasuk yang terkait dengan iklan. Kampanye pemasaran Anda, misalnya, harus jujur dan mematuhi hukum di industri Anda. Jika Anda menjual suplemen makanan, Anda mungkin tidak mengklaim bahwa produk Anda menyembuhkan atau mencegah penyakit. Selain itu, Anda tidak dapat memasarkan alkohol dan rokok karena bermanfaat bagi pelanggan. Cadangkan klaim Anda dengan fakta-fakta sulit dan buat pengungkapan yang diperlukan.
Periksa ulang kontrak dan perjanjian bisnis Anda. Jika Anda ingin mengatakan sesuatu, tulislah. Sertakan bagian yang dengan jelas mendefinisikan persyaratan yang digunakan dalam kontrak. Tambahkan bagian yang relevan, seperti ketentuan dan pemutusan kontrak, jaminan, keputusasaan, dan kerahasiaan.
Perhatikan juga bagaimana Anda berkomunikasi dengan staf Anda. Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Jangan membuat ancaman atau mendiskriminasi karyawan. Misalnya, jika Anda memberi tahu seorang karyawan bahwa ia terlalu muda untuk mengerjakan proyek tertentu, Anda mungkin dituduh melakukan diskriminasi usia. Seorang manajer yang menggoda karyawan cacat dapat dituduh melakukan diskriminasi kecacatan, bahkan jika perilakunya tidak dimaksudkan untuk melukai orang yang bersangkutan.
Mengapa Komunikasi Bisnis Penting?
Mengetahui aspek-aspek utama komunikasi, tidak sulit untuk memahami mengapa itu sangat penting. Komunikasi yang efektif dapat memperkuat hubungan Anda dengan pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis sambil memastikan kepatuhan hukum. Selain itu, ini dapat memberi Anda keunggulan kompetitif dan membantu Anda memaksimalkan upaya pemasaran Anda.
Pentingnya komunikasi eksternal dalam suatu organisasi tidak boleh diremehkan. Sebagai manajer atau pemilik bisnis, Anda harus dapat menyampaikan pesan Anda kepada audiens target serta kepada investor, pemegang saham, pemasok, dan mitra potensial. Acara langsung, misalnya, memberi Anda kesempatan untuk menarik perhatian prospek Anda atau mendapatkan pendanaan untuk bisnis kecil Anda. Pidato yang dipikirkan dengan matang atau presentasi produk yang menarik dapat meningkatkan reputasi Anda dan menghasilkan penjualan. Wawancara dan siaran pers memungkinkan Anda untuk memberi tahu pelanggan dan investor tentang proyek terbaru Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin membicarakan kolaborasi baru Anda dengan merek atau tentang lini produk baru yang akan mengganggu industri. Jika Anda berkomunikasi dengan jelas dan memberikan nilai nyata, Anda akan menghasilkan buzz di sekitar merek Anda.
Komunikasi internal juga penting. Hampir setengah dari karyawan jarang atau tidak pernah meninggalkan rapat mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Faktanya, 21 persen profesional tidak memiliki rencana formal untuk komunikasi internal. Jika Anda gagal menyatakan dengan jelas maksud dan tujuan rapat, Anda dapat membuat kebingungan dan konflik di tempat kerja.
Pemimpin yang merupakan komunikator yang baik dapat meningkatkan moral karyawan, mengurangi tingkat turnover dan meningkatkan produktivitas dalam organisasi. Mereka juga memiliki ikatan yang lebih kuat dengan tim mereka dan mengalami lebih sedikit konflik. Selain itu, komunikasi internal yang efektif memastikan bahwa karyawan Anda memahami peran mereka dan kontribusi yang mereka berikan pada pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.
