Koordinasi proyek umumnya mengacu pada perencanaan dan pengelolaan beberapa tugas secara bersamaan. Koordinasi sangat penting untuk bisnis yang berurusan dengan dua atau lebih proyek terkait. Proyek berbeda-beda berdasarkan pada tujuan bisnis tetapi dapat mencakup meluncurkan produk baru atau memperluas layanan ke area baru. Koordinator proyek sering memegang peran dan tanggung jawab yang berbeda, tergantung pada industri, ukuran bisnis, dan tujuan proyek. Sebagai contoh, perusahaan dapat menunjuk koordinator proyek yang terpisah untuk menangani urusan domestik dan internasional; sedangkan, usaha kecil mungkin menjalin tugas koordinasi proyek dasar menjadi peran manajemen. Koordinator proyek dapat berfungsi sebagai pengambil keputusan atau asisten untuk memimpin manajer.
Dasar-dasar
Lingkup proyek (mis., Mengintegrasikan proyek dengan tim yang berbeda atau mempertimbangkan opsi alternatif) dan kerangka waktu (baik jangka pendek dan tenggat waktu keseluruhan) merupakan fitur penting - terutama karena koordinasi yang berhasil membutuhkan perencanaan jangka panjang ditambah dengan eksekusi tanpa batas. Misalnya, jika bisnis Anda bermaksud untuk membuka lokasi baru, maka Anda harus secara akurat mengantisipasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membangun toko, mendapatkan izin yang diperlukan, membeli furnitur atau peralatan, serta mempekerjakan dan melatih staf yang cukup. Dengan demikian, keterlambatan dalam menerima pasokan penting dapat mempengaruhi seluruh proyek, seperti dengan menambahkan biaya proyek tambahan.
Para karyawan
Untuk mempertahankan efisiensi, pertimbangkan untuk menunjuk satu orang atau tim orang untuk melayani sebagai koordinator proyek. Koordinator proyek harus memiliki keterampilan memecahkan masalah yang kuat untuk mengantisipasi dan menanggapi penundaan atau situasi yang tidak terduga. Selain itu, mereka harus dapat berinteraksi dan bernegosiasi dengan berbagai tipe orang. Jika suatu proyek melibatkan bekerja dengan bisnis di Meksiko, maka koordinator harus menyadari bahwa kebiasaan bisnis berbeda di Meksiko dari di Amerika Serikat. Jika Anda tidak dapat membuat peran koordinator proyek independen, maka sesuaikan tugas koordinator proyek untuk melayani sebagai asisten tim eksekutif. Sebagai contoh, seorang asisten proyek dapat menjadwalkan pertemuan, mempersiapkan agenda, dan menilai kemajuan dengan tujuan keseluruhan untuk mendukung efisiensi proyek.
Perangkat lunak
Menggabungkan program perangkat lunak untuk meningkatkan efisiensi, seperti memelihara file proyek dan mengelola informasi utama. Untuk proyek tertentu, spreadsheet, grafik, atau bagan dinding berfungsi secara efektif. Anda juga menggunakan program seperti Microsoft Excel atau Project, atau bahkan mengembangkan perangkat lunak berpemilik. Misalnya, Anda dapat merancang program untuk fokus pada aspek penting, seperti total biaya proyek yang dikeluarkan atau masalah kontrol kualitas. Pastikan bahwa informasi proyek tetap mudah diakses oleh peserta kunci.
Pertimbangan
Beberapa proyek melibatkan orang-orang dari berbagai organisasi atau bisnis yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang sama. Analisis risiko proyek secara terus-menerus, seperti jika anggota tim tidak dapat memperoleh izin atau mengirim pasokan tepat waktu. Koordinasi proyek harus mencakup rencana darurat yang dapat segera diimplementasikan jika diperlukan.
Pengelolaan
Tahap-tahap koordinasi proyek biasanya meliputi menciptakan tujuan keseluruhan, merencanakan tugas-tugas penting, ditambah melaksanakan dan mengendalikan proyek. Mengembangkan analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman) atau STEP (sosial, teknologi, ekonomi, dan politik) di seluruh tahapan yang berbeda untuk mengevaluasi kemajuan proyek.
