Manajemen memegang tanggung jawab untuk memberikan visi, inspirasi dan motivasi bagi mereka yang dipimpin. Manajemen juga membutuhkan kepemimpinan untuk mendengarkan keprihatinan, menyelesaikan masalah, dan mengimplementasikan perubahan. Gunakan alat komunikasi dalam manajemen untuk meningkatkan produktivitas, kepuasan karyawan, dan perubahan yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam manajemen memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan, menerima kejelasan dan menyelesaikan tugas mereka dengan langkah-langkah yang jelas untuk menyelesaikan tujuan. Alat komunikasi manajemen meliputi survei, kelompok fokus, pertemuan tatap muka, dan kegiatan komunikasi.
Survei
Survei melayani tujuan ganda mengumpulkan data yang dapat digunakan dari karyawan dan pelanggan pada saat yang sama. Survei adalah pernyataan formal dan terorganisir yang digunakan untuk mengeksplorasi dan menilai wilayah tertentu dari efektivitas organisasi. Pernyataan seperti, "Saya sepenuhnya memahami tujuan perusahaan," atau "Saya merasa kepemimpinan perusahaan mendengarkan saya" digunakan untuk menilai persepsi peserta. Peserta menjawab pernyataan dengan menggunakan skala penilaian, biasanya dari satu hingga 10 dengan satu “sangat tidak setuju” dan 10 menjadi “sangat setuju.” Survei dihitung dan digunakan untuk menyoroti bidang kekuatan dan kelemahan dalam komunikasi organisasi.
Grup fokus
Kelompok fokus digunakan sebagai agen umpan balik yang memungkinkan manajemen untuk mengekspresikan tujuan atau nilai inti tertentu, dan kemudian membiarkan perwakilan dari departemen yang berbeda mengekspresikan ide, pemikiran dan keprihatinan mereka tentang tujuan itu. Seorang manajer memfasilitasi diskusi kelompok fokus untuk mempelajari berbagai perspektif dan pendapat tentang area spesifik komunikasi perusahaan. Misalnya, grup dapat fokus pada apresiasi pelanggan, arahan yang dipahami atau kepuasan karyawan.
Pertemuan Satu lawan Satu
Pertemuan satu-satu memberikan manajemen kesempatan untuk melatih dan mengembangkan individu, memberikan pelatihan profesional dan mendengarkan kebutuhan dan keinginan orang tersebut. Pertemuan satu-satu adalah cara paling efektif untuk melatih seseorang dalam bidang tertentu karena manajer dapat melihat dengan cermat kemampuan orang tersebut.
Kegiatan komunikasi
Kegiatan komunikasi memberikan pengalaman langsung bagi manajemen untuk mempelajari keterampilan komunikasi tertentu. Misalnya, kumpulkan manajer untuk berpartisipasi dalam kegiatan pembelajaran di mana manajer duduk dalam lingkaran. Orang pertama menuliskan satu kalimat dan membisikkannya ke orang di sebelah kanannya. Orang itu kemudian membisikkan pesan itu kepada orang di sebelahnya, sampai pesan itu sampai ke orang terakhir. Orang terakhir mengulangi dengan keras pesan yang didengarnya. Pemimpin asli mengatakan pernyataan asli dan membandingkannya dengan pesan akhir. Kegiatan ini menunjukkan perlunya komunikasi lisan yang tepat dan seberapa mudah pesan dapat terdistorsi.
