Bisnis dan organisasi bergantung pada jalur komunikasi tetap terbuka dan tetap dapat diandalkan antara berbagai bagian dan divisi. Tanpa kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif, fungsi perusahaan mulai berantakan dengan cepat. Namun, setiap orang berkomunikasi dengan caranya sendiri pada saat yang sama juga menyebabkan kekacauan. Di sinilah protokol tempat kerja berperan.
Protokol Didefinisikan
Secara sederhana, protokol adalah aturan internal yang harus diikuti dan digunakan oleh anggota organisasi. Dengan memastikan bahwa kegiatan yang ditargetkan ditangani di bawah protokol, organisasi memastikan konsistensi dan kesesuaian di setiap tingkatan. Kekurangannya, bagaimanapun, adalah bahwa terlalu banyak protokol menyebabkan redundansi, birokrasi dan, lebih buruk lagi, penundaan yang tidak perlu. Ini bekerja melawan organisasi yang berusaha gesit dan fleksibel. Ciptakan keseimbangan antara kesesuaian dan daya tanggap.
Komunikasi elektronik
Untuk menambah tantangan mengelola bagaimana orang-orang di organisasi yang sama berkomunikasi, metode elektronik dan komputerisasi telah memperumit masalah ini. Kecepatan komunikasi elektronik sering mengakibatkan masalah terjadi lebih cepat dan menyebar lebih jauh ketika kesalahan terjadi. Ponsel pintar, email, pesan instan, dan file komputer hanya menambah kesibukan komunikasi.
Komunikasi tertulis
Pesan tertulis, metode komunikasi bisnis yang paling tradisional, mudah distandarisasi oleh organisasi sehingga dapat dialihkan dengan benar dan diprioritaskan dengan benar. Ini dilakukan dengan memilih metode yang berbeda untuk berbagai tingkat kepentingan. Email, catatan, dan pesan dasar dapat digunakan untuk komunikasi sehari-hari. Memorandum dan surat pada kop surat perusahaan menyajikan masalah yang dikomunikasikan secara lebih formal. Cadangan makalah dan laporan untuk diskusi kebijakan dan upaya pengambilan keputusan penting.
Pesan Elektronik
Masalah dengan email, pesan instan, dan Internet adalah bahwa organisasi seringkali kehilangan kendali atas pesan dan pemirsanya dengan sangat cepat. Organisasi dilayani dengan baik oleh staf pelatihan secara teratur tentang risiko dan bahaya komunikasi elektronik, memesan alat-alat ini untuk komunikasi harian dan staf pelatihan untuk memahami cara membersihkan komunikasi lama secara teratur dan hanya menyimpan informasi penting. Terlalu sering, orang menggunakan alat ini untuk pesan pribadi atau konyol. Hasilnya dapat berkisar dari memalukan hingga serius jika file-file ini kemudian dibangkitkan kembali dalam tuntutan hukum atau masalah hukum.
Aturan Penulisan
Sebagai bagian dari protokol, organisasi juga mendapat manfaat dari memastikan bahwa komunikasi apa pun mengikuti aturan penggunaan yang jelas. Ini berarti memastikan staf memahami cara berkomunikasi dengan benar secara tertulis. Akronim cepat dan techy, seperti LOL, WTB, WU, LTR dan sebagainya, tidak termasuk dalam tulisan profesional. Staf harus memahami bahwa mereka perlu berkomunikasi dalam bahasa yang tepat yang mengutamakan pengejaan dan tata bahasa.
Komunikasi Verbal
Protokol untuk komunikasi verbal dapat diimplementasikan dengan cara yang sama seperti dokumen tertulis. Harus ada tingkatan untuk pertemuan verbal, termasuk diskusi santai, pertemuan formal, pertemuan hierarki, dan interaksi pembuatan kebijakan / pengambilan keputusan. Setiap peristiwa kontak ini harus memiliki harapan yang dipahami tentang bagaimana berkomunikasi, untuk berapa lama dan bagaimana memproses reaksi dan keputusan. Kegagalan untuk melakukan ini dalam bisnis sering mengakibatkan interaksi ad hoc yang, sementara nyaman dalam kelompok kecil, mulai menimbulkan masalah ketika organisasi tumbuh.
