Semua organisasi nirlaba memiliki anggaran rumah tangga: seperangkat aturan yang mengatur hal-hal seperti keanggotaan, kekuasaan dewan atau direktur, tugas dan komposisi, pejabat organisasi dan tugas mereka, administrasi keuangan dan peraturan untuk membuat perubahan atau amandemen anggaran rumah tangga. Anggaran Rumah Tangga bukan dokumen publik, dan tidak ada kantor pemerintah yang mengharuskan atau memeriksanya… Mereka ada sebagai kerangka dasar atau buku pedoman yang menggambarkan bagaimana organisasi akan beroperasi untuk menjamin kejujuran, transparansi, dan akuntabilitas.
Beri tahu semua anggota dewan atau direktur organisasi tentang rapat terjadwal untuk mengatasi perubahan peraturan. Jumlah pemberitahuan yang diperlukan seringkali ditentukan dalam anggaran rumah tangga organisasi sendiri. Berikan pemberitahuan yang cukup lanjut sehingga tidak ada yang dapat menuduh organisasi berusaha untuk mengecualikan individu yang memenuhi syarat untuk hadir.
Hitung anggota yang hadir untuk memastikan bahwa Anda memiliki "kuorum" --- jumlah minimum anggota dewan atau direktur yang diperlukan untuk melakukan bisnis resmi. Jumlah ini biasanya hanya sebagian besar anggota dewan atau direktur, dan sekali lagi paling umum ditentukan dalam anggaran rumah tangga itu sendiri.
Tunjuk satu anggota untuk mencatat secara rinci pertemuan tersebut, kecuali jika Anda sudah memiliki Sekretaris Dewan yang ditunjuk sebagai pejabat organisasi.
Panggil rapat untuk memesan (biasanya dilakukan oleh presiden dewan) dan perkenalkan perubahan peraturan yang diinginkan. Sisihkan cukup waktu bagi dewan untuk membahas perubahan, memperdebatkan alternatif, dan mengajukan pertanyaan tentang perubahan anggaran rumah tangga yang diusulkan.
Panggil suara pada perubahan yang diajukan (sekali lagi, biasanya dilakukan oleh presiden dewan), dengan Sekretaris mencatat hasil pemungutan suara.
Cetak anggaran rumah tangga yang diamandemen (jika perubahan yang diajukan disetujui) dan distribusikan ke direksi atau anggota dewan. Selalu sediakan salinan tambahan untuk inspeksi publik di kantor pusat organisasi Anda setiap saat.
