Anda mungkin telah merencanakan konferensi yang tepat waktu dan sangat mudah diakses yang menampilkan barisan pembicara, sesi, dan acara yang mengesankan. Tetapi agar acara Anda benar-benar sukses, itu harus menarik pengunjung. Selain iklan dan promosi, Anda dapat mempublikasikan konferensi Anda secara efektif dengan siaran pers yang tepat waktu dan dibuat dengan baik. Tulis setiap bagian untuk memaksa editor tradisional dan online untuk mempublikasikan informasi Anda; mereka adalah saluran untuk target pasar Anda. Untuk mencapai kelayakan pers, berpikirlah seperti editor Anda saat Anda menulis. Jawab pertanyaan universal mereka, "Apa untungnya bagi para pembaca saya?" Dan kemudian berikan materi konferensi yang layak diberitakan untuk melibatkan mereka.
Tulis "Untuk rilis segera" di bagian atas halaman. Sejajarkan flush ini ke kiri.
Pusatkan headline yang meyakinkan pada halaman Anda yang memungkinkan editor dengan cepat memahami nilai yang akan dibawa konferensi Anda kepada para pembacanya. Tidak lebih dari 20 kata, pratinjau konten siaran pers Anda dan bujuk lebih lanjut. Tambahkan subjudul dalam huruf miring jika Anda perlu memperluas informasi utama Anda. Hindari menyebutkan nama kecuali untuk orang-orang terkenal. Misalnya, tulis "Konferensi ABC untuk Menawarkan Sneak-Peek of Tomorrow’s Toys," diikuti oleh subjudul "Aktor T.H. Merencanakan Alamat Utama Penuh."
Mulailah paragraf pertama Anda dengan dateline dan kemudian sajikan fakta-fakta dasar konferensi Anda, termasuk “siapa, apa, di mana, kapan dan mengapa.” Misalnya, tulis “Orlando, Fla. - Penyelenggara berharap lebih dari 10.000 penggemar untuk menghadiri ABC Toy Association's konferensi empat hari tahun ini, dijadwalkan 10-14 Oktober di Orlando's Convention Center Orange. Konferensi Toy ABC adalah yang terbesar dari jenisnya secara nasional. Aktor T.H, dari ketenaran (film), akan menyajikan alamat utama."
Berikan detail konferensi di paragraf kedua Anda. Misalnya, tulis “Selama 25 tahun, ABC Toy Conference telah menarik peserta dari lebih dari 25 negara. Acara ini menampilkan sekitar lima mil pameran dari veteran dan produsen mainan yang baru muncul. Peserta datang untuk menguji dan memperdagangkan produk dan layanan terbaru, membangun jaringan mereka dan menghadiri sesi pendidikan yang dilakukan oleh para pakar industri mainan."
Berikan penawaran dalam paragraf ketiga Anda dari sumber industri yang terkenal. Misalnya, tulis “Aktor T.H., seorang kolektor dan desainer mainan yang rajin, sedang merencanakan pidato utama yang tidak biasa. ‘Saya telah datang ke acara ini selama 10 tahun terakhir. Semakin serius setiap kali. Tahun ini, kami akan melakukan apa yang telah lama saya rencanakan sebagai keynote yang layak untuk acara ini: Mainkan!’
Akhiri dengan informasi boilerplate tentang perusahaan atau penyelenggara host Anda. “Misalnya, ABC adalah asosiasi perdagangan utama bangsa untuk industri mainan. Didirikan 25 tahun lalu, ABC didedikasikan untuk kemakmuran industri mainan A.S. di sini dan di luar negeri."
Identifikasi diri Anda sebagai "Kontak:" media untuk informasi lebih lanjut. Berikan nama, alamat email, dan nomor telepon Anda. Anda dapat mencantumkan informasi ini di bagian atas atau bawah halaman.
Kiat
-
Rencanakan tiga hingga empat rilis untuk mempublikasikan konferensi Anda, termasuk rilis "Save the Date" tak lama setelah pengaturan final dibuat dengan venue Anda; a "Call for Presentations (or Papers)" sekitar empat hingga enam bulan sebelumnya; rilis utama dengan detail lebih besar sekitar satu hingga dua bulan, dan rilis final setelah acara selesai.
Simpan siaran pers Anda dalam satu halaman; paling banyak dua. Periksa ulang kesalahan pengejaan dan tata bahasa; ingat bahwa editor cenderung menjadi penempel untuk hal-hal seperti itu.
Distribusikan rilis Anda baik cetak maupun online. Sertakan kata kunci penting dalam tajuk dan subjudul Anda agar pembaca dapat dengan cepat menemukan siaran pers Anda. Juga gunakan hyperlink dalam teks Anda untuk menghubungkan pembaca Anda ke beranda Anda, situs web konferensi, foto-foto peristiwa masa lalu dan situs lain yang akan memberikan konteks dan wawasan lebih lanjut.
Anda meminta editor untuk tidak menggunakan informasi Anda sampai waktu yang ditentukan. Ganti "Untuk rilis segera" dengan "Diembargo untuk:" diikuti dengan tanggal dan waktu pilihan Anda.
Anda dapat membuat kit pers untuk mengikuti rilis utama Anda. Sertakan tinjauan umum perusahaan, informasi tentang produk dan layanan utama, foto dan bahan yang akan membantu editor memahami konferensi Anda dengan lebih mendalam.
