Ketika Anda menerima pekerjaan Anda, departemen sumber daya manusia atau penyelia Anda membahas jadwal Anda, dan kemungkinan Anda menyetujui jam yang mereka tawarkan. Pada saat Anda menerima jadwal, Anda mungkin tidak memiliki cara untuk mengetahui bahwa keadaan Anda akan berubah atau bahwa Anda tidak akan dapat bekerja pada waktu yang Anda setujui. Jika Anda terus-menerus terlambat atau jika keadaan pribadi Anda mengharuskan Anda melapor untuk bekerja di lain waktu, ada baiknya Anda meminta atasan Anda secara tertulis untuk waktu mulai nanti. Mengirimkan permintaan tertulis akan membuat catatan resmi permintaan Anda jika permintaan Anda ditolak atau jika jadwal Anda berubah dan Anda perlu membuktikannya.
Gunakan Format Surat Formal Untuk Surat Izin Terlambat
Karena ini adalah permintaan formal, tulis permintaan tertulis Anda dalam format surat bisnis yang benar. Korespondensi bisnis biasanya dalam format blok, yang berarti paragraf rata dengan margin kiri; jangan membuat indentasi paragraf. Tanggal surat Anda, nama penerima dan alamat, baris subjek, badan dan salam penutup juga rata dengan margin kiri. Baris subjek Anda harus menyertakan nama, posisi, dan nomor karyawan Anda jika berbeda dengan nomor Jaminan Sosial Anda - untuk alasan keamanan, jangan masukkan Jaminan Sosial Anda dalam surat yang dapat mendarat di meja seseorang yang tidak perlu mengetahuinya. Selain itu, gunakan kertas putih atau putih untuk surat Anda, font seperti Times New Roman atau Calibri, dan tandatangani nama Anda dengan tinta sebelum Anda memberikan salinannya kepada penyelia Anda dan departemen sumber daya manusia.
Jika kantor Anda sebagian besar tanpa kertas dan dikomunikasikan melalui email, Anda dapat menyiapkan email datang terlambat untuk bekerja. Jaga bahasa tetap formal, atau persiapkan permintaan Anda sebagai surat dan ganti dengan email.
Nyatakan Permintaan Anda Secara Langsung
Alih-alih pembaca harus memindai seluruh surat sebelum dia mendapatkan permintaan Anda yang sebenarnya, sebutkan permintaan itu di paragraf pertama surat Anda. Misalnya, Anda dapat menulis, "Saya mulai bekerja di Departemen Pembelian sebagai agen entry-level, pada 14 Juni 2013, dan pada 14 Juni 2018, dipromosikan menjadi agen pembelian senior. Jadwal kerja saya saat ini adalah dari jam 8 pagi. sampai jam 5 sore, Senin sampai Jumat. Tujuan surat ini adalah untuk meminta perubahan jadwal sehingga jam saya menjadi jam 9 pagi sampai jam 6 sore"
Jangan Terlambat
Bingkai permintaan Anda dengan nada positif dan hindari menggunakan kata "terlambat." Jika Anda meminta perubahan jadwal permanen, Anda meminta waktu yang berbeda, bukan izin untuk terlambat setiap hari. Dan Anda tidak meminta atasan Anda mengurangi jam kerja Anda dengan jumlah waktu Anda terlambat bekerja. Jika permintaan Anda untuk jangka waktu terbatas, tunjukkan bahwa dengan menyatakan, "Tujuan surat ini adalah untuk meminta perubahan jadwal sehingga, dari 1 April hingga 30 April, masukkan tahun, jam saya menjadi 9 pagi sampai 6 sore."
Berikan Alasan Jujur
Meskipun juga merupakan praktik yang baik untuk jujur dengan atasan Anda, jika Anda meminta untuk datang satu jam kemudian karena Anda bukan orang pagi dan Anda tidak bisa datang tepat waktu, Anda mungkin ingin mempertimbangkannya kembali sebagai dasar yang masuk akal untuk permintaan Anda. Tetapi jika alasan Anda adalah bahwa Anda memiliki kewajiban pribadi atau keluarga yang dapat dilayani dengan lebih baik jika Anda memiliki waktu ekstra untuk mulai bekerja, tunjukkan hal itu. Anda tidak perlu terlalu pribadi; misalnya, menjemput anak Anda dari penitipan anak atau perawatan mobil bersama pasangan Anda, tampaknya menjadi dasar yang masuk akal untuk permintaan tersebut. Namun, Anda menjadi hakim, berdasarkan apa hubungan Anda dengan penyelia atau manajer Anda, dan apakah mereka benar-benar perlu mengetahui alasan spesifik mengapa Anda ingin perubahan jadwal.
Buat Perusahaan Anda Layak
Jika permintaan Anda adalah karena Anda selalu terlambat dan Anda yakin datang satu jam lebih lambat dari jadwal biasanya akan membantu Anda melapor untuk bekerja tepat waktu, jujurlah tentang tantangan Anda dengan mulai bekerja tepat waktu. Sarankan agar kehadiran Anda dapat meningkat secara signifikan jika Anda memiliki jadwal yang berbeda. Ini adalah salah satu cara untuk mengatasi aspek kinerja pekerjaan Anda, dan Anda dapat menyebutkan dalam surat Anda bahwa Anda mencoba untuk proaktif dalam meningkatkan kinerja Anda melalui mengatasi masalah yang dihadapi. Misalnya, Anda dapat memulai kalimat, "Saya pikir jam kerja baru akan memiliki efek positif berikut pada bisnis …"
Berikan Jaminan
Anda mungkin merasa perlu meyakinkan atasan Anda bahwa perubahan jadwal Anda tidak akan berdampak negatif pada operasi departemen atau kemampuan Anda untuk menangani beban kerja. Mungkin Anda telah melacak panggilan pelanggan yang Anda terima dan perhatikan bahwa hampir semua pelanggan Anda menelepon setelah jam 9 pagi, maka Anda dapat menambahkan ke surat Anda bahwa Anda telah memantau puncak dalam panggilan pelanggan dan bahwa perubahan jadwal dapat menguntungkan organisasi. Dalam surat Anda, Anda juga dapat menyatakan bahwa Anda tidak melihat adanya tantangan untuk menyelesaikan semua tugas yang ditugaskan, yang memberikan jaminan lebih lanjut bahwa Anda telah memikirkan hal ini dan yakin perubahan jadwal tidak akan menimbulkan masalah.
Mengikuti
Paragraf terakhir surat Anda untuk datang terlambat ke kantor harus menyatakan kembali permintaan Anda, dan jika perubahan jadwal itu permanen, sarankan tanggal di mana Anda ingin perubahan itu diberlakukan. Tanyakan apakah ada dokumen tambahan yang harus Anda selesaikan untuk mengimplementasikan perubahan jadwal. Ini menempatkan tanggung jawab pada departemen SDM atau penyelia Anda untuk memberi Anda tanggapan, setidaknya tentang urusan administrasi. Juga, ketika ditulis dengan cara ini kedengarannya lebih positif daripada surat yang mengisyaratkan Anda tidak yakin permintaan akan disetujui. Berterimakasihlah kepada departemen SDM dan penyelia untuk pertimbangan mereka dan beri tahu mereka kapan Anda akan menindaklanjuti untuk mendapatkan persetujuan.
