Menulis surat formal itu menakutkan. Menulis surat formal kepada atasan Anda bisa terasa menakutkan di luar dunia ini. Apakah itu untuk meminta cuti atau mengajukan pengunduran diri Anda, itu adalah keterampilan yang baik untuk dipelajari saat Anda pergi ke dunia kerja. Mempertahankan template dalam pikiran akan sangat membantu Anda.
Pikirkan Tujuan Anda
Apa fokus Anda di sini? Apa yang Anda inginkan dari hasil akhir Anda? Menjadi jelas dengan diri sendiri tidak hanya apa yang ingin Anda katakan tetapi mengapa Anda perlu mengatakan itu membantu saat menulis kepada atasan Anda. Penting untuk jujur tentang apa yang ingin Anda sampaikan.
Informasi Kontak Anda
Di sudut kanan atas, Anda harus meletakkan semua informasi kontak Anda. Seharusnya terlihat seperti berikut:
- Nama
- Alamat perusahaan.
- Saluran telepon perusahaan langsung Anda.
- Alamat email.
Ini membuatnya sangat jelas siapa Anda dan siapa atasan langsung Anda atau tim Anda.
Informasi Kontak Atasan Anda
Tepat di seberang informasi kontak Anda, tempatkan informasi kontak bos Anda dalam format yang sama seperti di atas, sebagai berikut:
- Nama
- Alamat perusahaan.
- Saluran telepon langsung perusahaannya.
- Alamat email.
Tanggal Surat itu
Satu baris di bawah informasi kontak, beri tanggal pada surat itu. Itu harus diberi tanggal pada hari Anda ingin meninggalkannya untuk bos Anda, bukan hari Anda mulai menulis surat. Ini juga memungkinkan kerangka waktu untuk respons.
Buka Dengan Salam
Langsung di bawah tanggal, tempatkan salam, “Dear Mr./Ms./Dr. nama bos dengan koma yang langsung diikuti. Tulis dengan tepat bagaimana atasan Anda lebih suka ditangani.
Paragraf pertama
Mulailah dengan meringkas siapa Anda. Apakah perusahaan Anda besar atau kecil, mengidentifikasi diri Anda adalah cara yang tepat untuk melakukannya. Judul pekerjaan Anda, departemen persis Anda, dan sudah berapa lama Anda bekerja di perusahaan itu. Di sinilah Anda ingin menyatakan dengan jelas tujuan penulisan surat ini kepada bos Anda, misalnya, "Saya menulis surat ini untuk meminta cuti medis mulai enam minggu dari sekarang, mulai 15 Mei hingga 5 Juni."
Paragraf kedua
Di sinilah Anda menyempurnakan pernyataan yang Anda buat dalam paragraf di atas. Melanjutkan dengan contoh membutuhkan cuti medis, Anda dapat menulis sesuatu seperti, “Alasan saya untuk cuti medis adalah untuk menjalani operasi yang diamanatkan secara medis. Saya memiliki lima minggu cuti dibayar. Bolehkah saya mengambil cuti penuh saya serta seminggu cuti yang belum dibayar? ”Sangat penting untuk menggunakan nada yang benar dalam surat Anda. Anda tidak pernah ingin tampil sebagai menuntut, tetapi bertanya, dan informatif. Pada akhirnya, Anda ingin bos Anda merasa bahwa Anda menghormati posisi dan wewenang mereka untuk memutuskan apa yang diizinkan. Penting juga untuk menambahkan bahwa Anda terbuka untuk berbicara tentang masalah tersebut secara langsung, atau dengan cara apa pun yang paling mudah bagi mereka untuk menghubungi Anda.
Paragraf ketiga
Secara singkat, terima kasih atasan Anda untuk waktunya membaca surat Anda.
Tutup Dengan Tanda Tangan Anda
Keluar dengan penutupan yang sopan dan profesional. “Best Regards” dan “Sincerely” diikuti oleh koma adalah pilihan standar yang baik. Tinggalkan tempat yang luas dan ketikkan nama Anda sehingga saat dicetak, Anda dapat menandatangani surat di tempat itu.
Apa pun maksud surat formal Anda kepada atasan Anda, pastikan untuk menulisnya dengan baik terlebih dahulu jika peka terhadap waktu. Apakah meninggalkan perusahaan Anda untuk sementara waktu atau mengajukan pengunduran diri Anda, bersikap cepat dan sopan adalah yang terpenting.
