Memo adalah bentuk komunikasi bisnis tertulis yang dikirim di dalam kantor atau dari satu kantor ke kantor lainnya. Bergantung pada organisasi bisnis, siapa pun dapat menulis memo, dari manajer ke bawahan atau satu pekerja ke yang lain. Namun, memo yang efektif harus ditulis dengan cara tertentu. Daftar yang baik dengan poin-poin dapat menjadi bagian dari memo yang efektif, jika pedoman pemformatan dan penulisan tertentu diikuti.
Menulis Memo dengan Poin Bullet
Mulailah memo seperti biasa. Isi info tajuk. Nyatakan tujuan dalam paragraf pembuka Anda, dan lanjutkan dengan poin utama Anda.
Sertakan daftar berpoin ketika Anda memiliki setidaknya tiga fakta yang perlu disorot dan disajikan dalam format yang mudah dicerna pembaca.
Putuskan bentuk geometris seperti apa yang digunakan untuk peluru Anda. Angka atau huruf bukan pilihan terbaik untuk peluru, karena menyiratkan hierarki kepentingan. Titik-titik hitam standar, tanda hubung dan garis putus-putus menonjol dan menarik mata tetapi tidak menyarankan bahwa satu titik lebih penting daripada yang lain.
Buat struktur kalimat berparalel Anda sejajar. Pertahankan kata-kata awal dari setiap peluru secara tata bahasa yang sama. Jika Anda memulai sebagian besar poin dengan kata kerja, buat semua poin mulai dengan kata kerja. Kata kerja aktif lebih baik daripada kata kerja transitif. Misalnya, "Strike" jauh lebih deskriptif daripada "Be."
Beri tanda titik pada ujung poin dengan periode hanya jika titik itu sendiri berdiri sebagai kalimat yang benar secara tata bahasa.
Beri tanda baca peluru sebagai daftar, dengan koma di bagian akhir, jika peluru membaca seperti serangkaian elemen yang tidak dapat berdiri sebagai kalimat independen, dengan tata bahasa yang benar.
Lengkapi memo seperti biasa.
Kiat
-
Buat semuanya sesederhana mungkin.
Peringatan
Jangan gunakan hiasan, bahasa berbunga-bunga.
Jangan menyertakan informasi asing yang tidak dibutuhkan.
