Memperkenalkan perangkat lunak baru umumnya memerlukan program implementasi percontohan untuk menguji bagaimana proses yang ada akan dilakukan pada perangkat lunak baru, dan untuk memastikan bahwa peningkatan yang diantisipasi akan terwujud. Setelah dilatih tentang perangkat lunak baru, tim proyek melakukan pilot dan membuat grafik alur kerja grafis dari proses yang terlibat, termasuk alur kerja saat ini dan yang diusulkan. Representasi grafis ini akan membentuk dasar bagi pengguna pelatihan untuk mengoperasikan sistem baru. Keuntungan pilot termasuk pengurangan risiko, peningkatan proses bisnis dan pembelajaran mendalam dari perangkat lunak.
Pengurangan Risiko
Melakukan program percontohan sebelum benar-benar mengimplementasikan perangkat lunak baru mengurangi risiko kegagalan, kesalahan, keterlambatan dan mematikan bisnis. Upaya untuk menggunakan perangkat lunak untuk menjalankan bisnis segera setelah pelatihan perangkat lunak generik memiliki risiko kegagalan yang tinggi karena banyak nuansa tak terduga yang terlibat dalam mencoba menerapkan pelatihan generik ke lingkungan bisnis tertentu. Pilot membutuhkan berjalan melalui proses, termasuk mengintegrasikan departemen lain. Banyak penyesuaian dan modifikasi dibuat untuk perangkat lunak baru selama periode uji coba.
Perbaiki Proses
Program percontohan memberi tim proyek kesempatan untuk mengevaluasi kemampuan perangkat lunak baru dan membuat perubahan yang merampingkan dan meningkatkan proses. Jika perangkat lunak baru diimplementasikan tanpa pilot, tim proyek tidak dapat membuat perubahan dan meningkatkan proses tanpa mematikan seluruh sistem setidaknya untuk jumlah waktu yang diperlukan untuk memperbaiki masalah. Dalam lingkungan itu, insentif lebih untuk mereplikasi sistem saat ini daripada bereksperimen dengan perbaikan yang berpotensi dramatis.
Pelajari Cara Kerja Perangkat Lunak
Kelas pelatihan vendor perangkat lunak dirancang untuk bersifat generik. Mereka tidak dirancang untuk melatih cara menggunakan perangkat lunak dalam lingkungan bisnis tertentu. Kelas pelatihan adalah bagian penting dari proses implementasi. Tim proyek mempelajari bagaimana perangkat lunak akan diterapkan pada proses bisnis selama uji coba. Setelah uji coba selesai, pengguna kemudian dilatih bagaimana perangkat lunak akan melakukan proses bisnis perusahaan.
Materi Pelatihan
Salah satu output dari pilot adalah grafik alur kerja grafis yang mengungkapkan bagaimana perangkat lunak akan digunakan untuk menjalankan bisnis. Alur kerja ini akan digunakan untuk melatih pengguna. Kualitas materi pelatihan pengguna ini sangat penting. Dokumen alur kerja yang buruk mengakibatkan upaya pilot berulang dan menunda implementasi.
