Bagi banyak orang, mengingat sejumlah besar nomor telepon adalah tugas yang mustahil. Ketika seseorang menelepon kantor Anda, Anda harus memiliki nomor yang tepat saat ini, dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menyimpan direktori telepon kantor. Sementara kantor besar mungkin memiliki sistem telepon yang kompleks dengan direktori elektronik, sebagian besar kantor tidak memerlukan apa pun yang rumit ini. Dengan sedikit usaha, Anda dapat membuat direktori kantor sederhana untuk meletakkan semua informasi yang Anda butuhkan di ujung jari Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Perangkat lunak spreadsheet atau akun Google Documents
Buat spreadsheet baru dan beri nama "Direktori Kantor". Menggunakan spreadsheet adalah cara mudah untuk mengatur direktori telepon untuk kantor yang tidak cukup besar untuk memiliki sistem direktori telepon pusat.
Tambahkan tiga header kolom ke spreadsheet Anda: Nama, Kantor # dan Telepon. Jika Anda mau, tambahkan lebih banyak kolom ke spreadsheet dan Anda dapat dengan mudah melacak, misalnya, alamat email dan nomor faks.
Kirim direktori (atau tautan ke sana jika Anda menggunakan spreadsheet online) ke rekan kerja Anda dan minta mereka mengisi informasi mereka sendiri yang benar dan mengirimkannya kembali kepada Anda. Mungkin ada asisten administrasi kantor dengan beberapa informasi ini yang dapat Anda minta untuk segera mengisi informasi untuk Anda.
Susun hasilnya menjadi satu spreadsheet dengan semua perubahan di dalamnya. Anda sekarang memiliki direktori telepon yang berfungsi untuk kantor Anda.
Cetak direktori telepon, atau kirim email ke seluruh kantor Anda untuk penggunaan umum. Lihat Tip di bawah ini untuk cara mudah mendistribusikan direktori telepon dengan lebih mudah.
Kiat
-
Karena nomor telepon kantor sering berubah, menggunakan spreadsheet online seperti Google Documents dapat menghemat waktu dan tenaga Anda. Bagikan spreadsheet direktori telepon dengan semua orang di kantor Anda dan biarkan mereka melakukan perubahan seperlunya, dan karena direktori online, Anda tidak perlu khawatir mengirim email salinan baru ketika direktori diperbarui.
