Risalah rapat dimaksudkan untuk merangkum poin-poin terpenting dari pertemuan. Tujuan dari pertemuan ini adalah agar suatu kelompok berkumpul dan mengambil keputusan. Tujuan akhir dari risalah rapat, di bawah garis logika ini, adalah untuk secara akurat merangkum keputusan yang dibuat selama pertemuan. Risalah rapat diambil dalam bentuk catatan, kemudian ditulis kemudian dengan panjang penuh. Untuk membuat prosesnya sedikit lebih mudah, mintalah agenda rapat, atau ringkasan acara pertemuan. Buat garis besar untuk notulen rapat berdasarkan agenda rapat.
Item yang Anda butuhkan
-
Sesuatu untuk ditulis
-
Komputer (opsional)
Perhatikan keputusan yang dibuat selama diskusi. Pastikan untuk memberi tahu semua informasi yang terkait dengan keputusan akhir.
Gunakan waktu ketika orang memperdebatkan keputusan untuk mencatat tentang isu-isu utama yang tampaknya terlibat dalam debat diskusi. Jangan khawatir tentang siapa yang mengatakan apa.
Baca catatan setelahnya dan sorot poin yang paling relevan untuk anggota. Kembalilah dan lihat catatan untuk setiap informasi terkait yang disebutkan yang berkaitan dengan aspek kepemimpinan kelompok. Diskusi mungkin menyinggung masalah singgung penting, seperti dokumen atau masalah hukum. Pisahkan informasi ini dan kirimkan ke pemimpin grup.
Ringkas poin-poin yang dibutuhkan untuk sukarelawan dan afiliasi lainnya. Tulislah daftar semua tugas yang perlu diselesaikan berdasarkan keputusan yang diambil dalam diskusi. Jika keputusan, misalnya, adalah untuk mengatur penggalangan dana untuk mengurangi defisit dana yang dibutuhkan untuk proyek lain, perhatikan bahwa relawan akan diperlukan untuk merencanakan penggalangan dana, merekrut relawan, beriklan, dll.
Gunakan ringkasan risalah rapat untuk email untuk anggota dan buletin.
Buat format standar untuk risalah rapat berdasarkan proses yang biasa. Simpan, karena informasi yang dikandungnya dapat bermanfaat nantinya. Kelompok itu mungkin menemukan dirinya dalam situasi yang sama kemudian, misalnya, ketika orang-orang yang mengorganisir pengumpulan dana asli tidak lagi menjadi bagian dari organisasi. Anggota baru dapat menggunakan risalah rapat untuk menemukan solusi untuk masalah yang baru bagi mereka.
Pastikan untuk mencatat tanggal dan waktu pertemuan dengan setiap entri, serta ringkasan tujuan rapat.
Tulis risalah rapat dalam blok pendek dari satu hingga tiga kalimat, sehingga terbaca seperti artikel koran. Ini akan membuat poin dasar dari pertemuan lebih mudah dipahami oleh pembaca.
