Memecat karyawan bisa menjadi tugas yang sulit. Menulis memo yang akan membuat orang keluar dari pekerjaan dan tanpa penghasilan untuk menghidupi diri sendiri dan keluarga mereka bukanlah tugas yang ingin dihadapi banyak pengusaha. Jika Anda menemukan diri Anda dalam posisi di mana masa ekonomi dan kurangnya pendapatan memaksa Anda untuk mengurangi tenaga kerja Anda, menulis memo PHK akan menjadi tindakan pertama Anda. Memo yang diberhentikan dengan baik dapat membantu perusahaan Anda menghindari masalah hukum dan komplikasi yang mungkin timbul selama proses PHK.
Tulis dengan nada yang menunjukkan simpati terhadap karyawan yang diberhentikan. Ekspresikan penyesalan Anda karena harus membiarkannya pergi. Nada yang tepat dapat membantu meredakan ketegangan yang akan terjadi selama PHK dan dapat membantu mengurangi kemungkinan membuat marah karyawan yang di-PHK Anda.
Jujur. Jelaskan secara terperinci mengapa Anda perlu memberhentikan karyawan Anda. Jika alasannya didasarkan pada kurangnya permintaan atau kehilangan keuntungan, berikan rincian keuangannya. Jika ada kemungkinan Anda dapat memanggil kembali karyawan, jelaskan bagaimana proses itu terjadi. Jangan memastikan karyawan mereka diberhentikan sementara kecuali itu yang terjadi.
Jelaskan kebijakan perusahaan dalam memilih karyawan yang akan diberhentikan. Pastikan kebijakan tersebut dibuat secara tertulis. Ini dapat membantu meringankan kesempatan untuk tuntutan hukum dari seorang karyawan yang mungkin menyarankan dia dipilih untuk PHK karena alasan pribadi. Jika perusahaan Anda memberhentikan karyawan yang memiliki waktu lebih sedikit dengan perusahaan, nyatakan bahwa dalam memo itu, dan lihat kebijakan tertulis.
Jelaskan setiap paket pesangon yang tersedia dan apakah karyawan yang diberhentikan akan memiliki opsi untuk mempertahankan manfaat perusahaan.
Tutup memo dengan menyatakan perusahaan akan dengan senang hati memberikan referensi kepada karyawan yang diberhentikan yang mencari pekerjaan di tempat lain. Sekali lagi, ungkapkan penyesalan Anda, dan terima kasih kepada karyawan atas layanan mereka kepada perusahaan.
