Melacak dan memesan persediaan printer untuk organisasi besar, seperti sekolah, dapat menjadi tantangan. Setiap model printer menggunakan jenis kartrid tinta atau toner yang berbeda, dan setiap kartrid tinta akan mencetak sejumlah halaman berbeda sebelum perlu diganti. Meskipun Anda dapat melacak pemesanan kartrid tinta dengan cara lama, dengan daftar yang dihasilkan kertas dan pensil, membuat spreadsheet untuk menyimpan semua informasi yang relevan akan menghemat waktu dan memungkinkan Anda membuat anggaran untuk tinta secara lebih efektif dari waktu ke waktu..
Buat lembar kerja kosong baru untuk melacak pemesanan kartrid tinta menggunakan program lembar kerja komputer Anda. Kemungkinannya adalah komputer Anda dilengkapi dengan Microsoft Excel yang diinstal sebagai bagian dari Microsoft Office. Jika Anda tidak memiliki Excel, unduh dan instal paket office gratis, seperti OpenOffice, atau gunakan alat online seperti Google Documents, yang dapat Anda akses tanpa biaya jika Anda mendaftar untuk akun Gmail gratis.
Tentukan informasi mana yang ingin Anda lacak. Ini akan bervariasi berdasarkan kasus per kasus, dan salah satu manfaat menggunakan spreadsheet elektronik adalah mudahnya mengubah informasi yang Anda lacak seiring perubahan kebutuhan Anda. Untuk mulai dengan, coba lacak nomor kamar tempat setiap printer dipasang, jenis printer, jenis kartrid tinta atau toner yang digunakan printer, berapa banyak Anda membayar untuk tinta dan tanggal kapan Anda terakhir memesan tinta pengganti.
Masukkan header untuk kolom spreadsheet Anda terlebih dahulu. Perhatikan bagaimana konfigurasi spreadsheet kosong. Ada sederetan angka mengalir di sumbu vertikal dan sederetan huruf melintasi akses horisontal. Di sel pertama, atau baris 1 kolom A, ketik "Nomor Kamar." Di baris 1 kolom B, ketik "Model Printer." "Model Kartrid Tinta" berjalan di baris 1 kolom C, dan seterusnya, hingga Anda telah memasukkan tajuk kolom untuk setiap informasi yang ingin Anda lacak.
Pilih printer pertama yang ingin Anda masukkan ke dalam spreadsheet Anda dan mulai dengan mengetikkan nomor kamar di baris 2 kolom A. Ketikkan model printer di baris 2 kolom B dan kemudian lanjutkan memasukkan semua informasi yang relevan ke dalam kolom yang sesuai, termasuk tanggal Anda tinta yang terakhir dipesan.
Masukkan informasi untuk printer berikutnya, mulai dengan baris 3 kolom A, dan kemudian masukkan data lain untuk printer itu di setiap kolom yang sesuai. Lanjutkan memasukkan informasi untuk setiap printer berikutnya di baris baru sampai semua printer dan informasi printer Anda terdaftar. Setelah selesai, simpan spreadsheet Anda ke hard drive komputer.
Buat kolom tanggal kosong tambahan untuk merekam setiap kali Anda memesan tinta untuk printer tertentu. Simpan file ke hard drive Anda ketika Anda selesai sehingga Anda dapat menggunakannya saat berikutnya Anda memesan persediaan.
Kiat
-
Gunakan format khusus untuk menyoroti informasi penting atau sebagai bantuan organisasi. Misalnya, gunakan font tebal untuk judul kolom dan font berwarna untuk mengelompokkan printer dalam unit organisasi yang sama. Misalnya, Anda bisa menggunakan hijau untuk printer yang digunakan fakultas, biru untuk printer yang digunakan mahasiswa dan oranye untuk printer yang disiapkan di perpustakaan.
Setelah beberapa waktu berlalu - satu semester atau satu tahun sekolah, misalnya - totalkan jumlah yang dihabiskan untuk masing-masing tinta printer selama periode itu. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk mencatat apakah beberapa printer digunakan lebih sering daripada yang lain, apakah satu printer lebih hemat biaya daripada yang lain dan bahkan departemen atau ruang kelas mana yang paling banyak menggunakan tinta - informasi yang dapat berguna untuk menyusun ulang dan membuat anggaran tujuan.
