Secara virtual setiap organisasi bergantung pada komputer atau peralatan yang terkomputerisasi untuk suatu fungsi, dan banyak organisasi bergantung pada karyawan untuk menggunakan komputer setiap hari. Terlepas dari label harga yang dibawa mesin ini, mereka menawarkan pengembalian investasi organisasi dalam bentuk perolehan efisiensi, presentasi yang lebih profesional, dan bahkan komunikasi yang ditingkatkan.
Efisiensi
Pada hari-hari sebelum komputer menjadi ada di mana-mana di organisasi Amerika, karyawan dalam peran dengan fungsi kompleks seperti akuntansi dan analisis sering harus melakukan perhitungan maju dengan sedikit lebih dari sekadar pensil, kertas, dan kalkulator. Karyawan yang ditugaskan membuat dokumen juga harus menulis sendiri produksi mereka. Komputer memperkenalkan elemen elektronik yang memungkinkan karyawan untuk membuat file digital tanpa perlu menulis di atas kertas, dan spreadsheet elektronik memungkinkan karyawan untuk melakukan perhitungan matematika yang rumit dengan hanya mengetikkannya ke dalam mesin. Ketika organisasi ekstensi 4-H di St. Paul, Minn.,. memperkenalkan komputer pada tahun 1986, menurut Journal of Extension, agen dengan cepat menyadari keuntungan efisiensi dalam memproduksi materi pelatihan dan bahkan menghasilkan siaran pers.
Profesionalisme
Sama seperti komputer memungkinkan karyawan untuk membuat dokumen lebih efisien, mesin juga membantu karyawan memberikan dokumen-dokumen itu penampilan yang halus dan profesional. Daripada mengirimkan naskah tulisan tangan atau diketik ke koran lokal atau publikasi, misalnya, karyawan dapat menghasilkan dokumen dalam aplikasi perangkat lunak, secara elektronik memeriksa kesalahan pengejaan dan tata bahasa, dan menyerahkan dokumen langsung ke editor. Profesional penjualan dapat menggunakan komputer untuk menghasilkan grafik dan bagan yang menunjukkan keunggulan produk dan layanan mereka, dan presenter dapat menggunakan komputer untuk mengembangkan dan memberikan slide show profesional, animasi, dan bahkan interaktif.
Berbagi Data
Dalam daftar keuntungan kantor yang ditawarkan komputer, situs web komputasi Hukum Spam berulang kali mengakui kemampuan komputer dan jaringan untuk memfasilitasi berbagi informasi. Karyawan di satu lokasi dapat membuat dokumen elektronik, dan karyawan di lokasi lain - bahkan negara lain - dapat mengambil dokumen itu beberapa saat kemudian. Karena file elektronik hanya menggunakan ruang fisik yang sangat kecil, karyawan juga dapat membawa file saat bepergian atau secara elektronik mengaksesnya dari lokasi yang jauh.
Komunikasi
Komputer memungkinkan komunikasi elektronik, dan bentuk akses instan ini bisa dibilang mewakili salah satu keunggulan paling signifikan yang dapat ditawarkan komputer kepada suatu organisasi. Menggunakan komunikasi elektronik seperti email, pesan instan, dan siaran web, pemimpin organisasi dapat berkomunikasi dengan sejumlah besar karyawan secara real time terlepas dari lokasi fisik. Komputer juga membantu memfasilitasi komunikasi elektronik dengan pemangku kepentingan utama lainnya seperti investor dan pemasok, dan pelanggan dapat menggunakan komunikasi elektronik untuk mendapatkan layanan dengan cepat atau bahkan melakukan pemesanan. Komputer bahkan dapat membantu organisasi mengurangi biaya komunikasi dengan memfasilitasi konferensi video yang mengurangi perjalanan fisik, atau membangun koneksi suara yang menghilangkan kebutuhan untuk telepon tradisional.
