Saat investigasi internal mengarah ke tindakan disipliner atau hukum, Anda harus menulis laporan investigasi untuk mendukung kasus Anda. Mempresentasikan temuan secara jelas dan faktual dapat membangun catatan yang tidak terbantahkan, sementara laporan yang ditulis dengan buruk berpotensi melemahkan kasus Anda. Setiap pemilik bisnis harus tahu apa yang harus dimasukkan dalam laporan investigasi dan format apa yang harus diambil.
Dasar
Laporan investigasi berfungsi untuk menyediakan fakta dan terkadang membuat rekomendasi berdasarkan fakta dan sifat dugaan. Keringkasan dan objektivitas sama pentingnya dengan informasi yang akurat untuk membangun kredibilitas. Laporan gaya garis formal yang ditulis pada orang pertama juga menambah kredibilitas. Untuk laporan yang panjang, daftar isi dan halaman bernomor dapat mempermudah pencarian informasi spesifik. Termasuk halaman sampul, bahkan untuk laporan singkat, penting untuk privasi informasi.
Bagian Pembukaan
Bagian pertama dari laporan harus mencakup informasi dasar, seperti nama pengirim dan penerima, dan baris topik yang mengidentifikasi subjek penyelidikan. Di bagian kedua, identifikasi pengadu, jelaskan dugaan atau dugaan tersebut, tentukan tanggal mulai dan berakhirnya penyelidikan dan identifikasi sumber-sumber informasi dan bukti yang digunakan untuk melakukan penyelidikan atau menyusun laporan. Daftar berpoin berguna untuk membuat informasi di bagian ini lebih mudah dibaca.
Fakta dan Temuan Investigasi
Sajikan temuan fakta dalam daftar berpoin, dalam paragraf naratif atau kombinasi keduanya. Temuan harus menggambarkan setiap langkah investigasi dalam urutan kronologis dan termasuk tanggal dan waktu bila memungkinkan. Meskipun Anda dapat memasukkan bukti pendukung ke dalam bagian temuan, merujuk dan kemudian menambahkan bukti sebagai pameran di akhir laporan seringkali merupakan pilihan yang lebih baik, karena itu tidak mengganggu aliran laporan. Ini termasuk pernyataan saksi, foto, email video, dokumen dan file yang dipindai.
Kesimpulan
Akhiri laporan dengan satu atau lebih paragraf naratif di mana Anda merangkum investigasi dan, jika sesuai, merekomendasikan cara untuk maju. Ringkasan harus mencakup pernyataan pelanggaran dan memberikan informasi yang cukup sehingga pembaca memahami apa yang mendukung investigasi tanpa membaca seluruh laporan. Rekomendasi harus merupakan langkah yang dapat ditindaklanjuti yang sesuai dengan tingkat keparahan dugaan, bukti yang disajikan, implikasi hukum dan kode perilaku Anda atau kebijakan perilaku karyawan.
