Dalam korespondensi bisnis tertulis, lazim menggunakan salam ketika Anda memulai dan mengakhiri surat atau email. Salam yang Anda gunakan untuk memulai pesan Anda mengatur nada untuk sisa korespondensi.
Sebelum memulai komunikasi Anda, penting untuk memiliki pemahaman tentang siapa Anda menulis, dan tingkat formalitas apa yang Anda butuhkan untuk komunikasi semacam ini. Sementara banyak organisasi menggunakan bahasa formal dalam komunikasi bisnis mereka, ada juga banyak perusahaan di mana bahasa bisnis kasual dapat diterima dan didorong.
Pilih Ucapan Surat Bisnis
Salam bisnis yang Anda gunakan untuk memulai pesan Anda akan tergantung pada apakah Anda tahu nama orang yang Anda tuju. Kapan pun memungkinkan, yang terbaik adalah menyurati surat atau email Anda kepada orang tertentu. Dengan cara ini pesan menarik perhatian mereka. Namun, jika Anda tidak tahu nama mereka, ada beberapa opsi formal yang dapat Anda gunakan: "Kepada Siapa Peduli," "Dear Sir atau Madam," "Salam" dan "Halo."
Jika Anda tahu nama orang yang Anda kirimi surat, pastikan untuk mengejanya dengan benar. Salah mengeja nama seseorang dalam lingkungan bisnis menunjukkan kecerobohan atau bahkan kurangnya rasa hormat.
Berikut adalah beberapa contoh salam formal yang dapat Anda gunakan ketika Anda tahu nama orang yang Anda tuju: "nama yang terhormat," "Kepada nama" dan "Halo nama." Tergantung pada hubungan Anda dengan penerima, Anda mungkin dapat menggunakan nama depan mereka. Jika itu hubungan yang sangat formal, maka Anda mungkin lebih baik menggunakan "Tuan," "Nyonya" atau "Nyonya," diikuti dengan nama belakang mereka.
Beberapa contoh bisnis kasual biasa termasuk "Hai nama" dan "Hai nama." Hanya gunakan ini jika Anda mengenal budaya organisasi dengan baik dan dapat mengonfirmasi bahwa itu adalah bisnis biasa. Anda tidak boleh menggunakan jenis salam ini pada korespondensi formal seperti surat pengantar, surat rekomendasi atau surat penyelidikan, terlepas dari seberapa santai organisasi itu. Cara terbaik untuk menggunakan salam santai ini hanya dalam kasus di mana Anda memiliki hubungan bisnis yang mapan.
Coba Penutupan Surat Bisnis Ini
Saat menandatangani surat atau email Anda, pastikan untuk menggunakan penutup yang cocok dengan nada yang Anda gunakan dalam salam dan isi surat. Misalnya, jika Anda memulai surel dengan santai, "Hai nama," maka Anda mungkin tidak boleh menggunakan surat bisnis resmi yang ditutup seperti "Dengan hormat milik Anda."
Penutupan surat bisnis ini dapat digunakan dalam surat dan email yang lebih formal: "Hormat kami," "Hormat saya," "Salam," "Salam," "Sangat hormat," "Setia milikmu" dan "Hormat saya." nada adalah yang terbaik untuk organisasi di mana korespondensi formal adalah norma, atau untuk dokumen yang lebih formal, seperti surat pengantar.
Berikut adalah beberapa contoh penutup untuk dicoba dalam korespondensi informal: "Terima kasih," "Terima kasih banyak," "Best" dan "Best wishes." Jenis penutupan surat bisnis ini paling baik digunakan di perusahaan yang memiliki suasana santai bisnis, dan dengan orang-orang yang memiliki ikatan dengan Anda. Jangan menggunakan nada biasa untuk menandatangani dokumen formal yang penting.
