Keamanan catatan penggajian dan staf yang bekerja dengannya merupakan pertimbangan berkelanjutan untuk administrator penggajian dan manajemen perusahaan. Keamanan penggajian mencakup penerapan dan pemeliharaan kerahasiaan dan keamanan catatan penggajian, departemen penggajian, dan staf penggajian. Manajer penggajian, manajer akuntansi atau manajer sumber daya manusia dapat memikul tanggung jawab untuk keamanan penggajian bersama dengan manajemen senior. Menciptakan lingkungan penggajian yang sangat aman dan terorganisir secara efisien harus menjadi tujuan setiap departemen penggajian.
Organisasi
Organisasi dari departemen penggajian, staf dan proses sangat penting untuk keamanan penggajian. Rantai komando yang jelas, bagan organisasi departemen logis dan pendelegasian tanggung jawab penggajian yang jelas diperlukan untuk administrasi penggajian yang aman. Seorang manajer, prosesor penggajian, spesialis untuk situasi penggajian khusus seperti pesanan pemotongan upah dan FMLA dan cuti kompensasi pekerja, pegawai catatan pegawai dan staf penggajian lainnya harus diorganisir di departemen untuk pemrosesan penggajian yang rahasia, efisien, aman, dan sesuai hukum. Setiap orang dalam daftar gaji harus memiliki tanggung jawab yang jelas untuk menghindari dan menghilangkan pelanggaran keamanan dan celah dalam proses penggajian.
Kontrol Akses
Semua akses ke dokumen kertas penggajian, file penyimpanan fisik, komputer dan laporan komputer dan segala jenis akses lainnya harus dikontrol secara ketat dan diberlakukan untuk mengamankan informasi penggajian rahasia. Tanggung jawab setiap karyawan penggajian harus ditinjau oleh manajer penggajian untuk menentukan tingkat akses yang diperlukan. Akses ke dokumen penggajian fisik seperti timesheets, meningkatkan otorisasi, bonus dan dokumen komisi dan dokumen penggajian lainnya dengan informasi keuangan yang sensitif dan rahasia harus dibatasi hanya untuk mereka yang memproses transaksi. Lemari arsip dan komputer dengan informasi penggajian, data, dan arsip harus ditempatkan di area yang aman di mana hanya mereka yang memiliki izin keamanan yang dapat melihat dan bekerja dengannya. Sebagai contoh, pegawai absen yang hanya memasukkan jam kerja ke dalam sistem penggajian komputer tidak boleh memiliki akses ke proses pengajuan akhir atau dokumentasi upah dan tunjangan.
Prosedur Dokumen
Prosedur penggajian harus didokumentasikan dan ditegakkan secara menyeluruh untuk memastikan keamanan proses penggajian dan staf. Setiap tanggung jawab karyawan penggajian harus didefinisikan dengan jelas dalam uraian tugasnya, dalam prosedur penggajian yang mereka lakukan dan dalam manual operasi standar untuk departemen penggajian. Prosedur harus dipatuhi, direvisi ketika ada perubahan dan ditinjau setidaknya setiap tahun jika tidak lebih sering untuk melindungi integritas proses dan menghindari celah dalam keamanan.
Keamanan fisik
Keamanan fisik catatan penggajian, file, data dan sistem, serta fasilitas dan staf penggajian sangat penting. Keamanan dan kerahasiaan penggajian tidak boleh dikompromikan untuk menghemat uang dengan memroses penggajian di resepsi atau dengan membuat satu karyawan penggajian melakukan tugas tanpa pemeriksaan ulang. Lemari arsip harus dikunci dengan akses terbatas. Kantor, bingkai utama dan komputer desktop dengan data penggajian dan perangkat lunak pengolah tidak boleh terletak di area umum tetapi di lokasi aman yang dapat dikunci dengan mudah. Staf penggajian harus memiliki lingkungan kerja yang aman dari lalu lintas karyawan dan pengunjung dan harus memiliki cara mudah untuk berhasil mengamankan informasi yang mereka kerjakan sehingga mereka tidak menjadi sasaran karyawan yang marah atau emosional. Setiap kesalahan penggajian, perbedaan dan keluhan harus memiliki proses yang jelas dan ditangani oleh manajer atau penyelia, tidak secara langsung dengan staf penggajian.
