Hutang usaha kantor kecil adalah akun kewajiban lancar yang terdiri dari kewajiban utang yang harus dibayar dalam 12 bulan ke depan. Adalah penting bahwa dokumen-dokumen yang mendukung item-item utang ini diatur sehingga pembayaran kewajiban ini dilakukan tepat waktu. Pembayaran hutang yang tepat waktu menjaga posisi kredit organisasi plus memastikan hubungan yang baik dan stabil dengan kreditor dan pemasok.
Cocokkan faktur yang diterima dengan pesanan pembelian dan dokumen penerimaan atau penyelesaian layanan. Faktur yang valid dan berbayar ada ketika pesanan pembelian yang disetujui dibuat dan item pada pesanan diterima atau layanan selesai. Buat folder dengan nama vendor untuk menahan pesanan pembelian yang tidak tertandingi, menerima dokumen dan dokumen pendukung lainnya.
Mengarsipkan dokumen hutang dagang berdasarkan tanggal pembayaran. Setelah faktur dicocokkan dengan dokumen pendukung, periksa tanggal jatuh tempo dan tetapkan tanggal pembayaran untuk faktur. Atur faktur dalam folder yang mewakili setiap hari dalam sebulan. Saat Anda menentukan tanggal pembayaran untuk faktur, ajukan pada hari itu. Folder akordeon, yang tidak menempati banyak ruang, dapat digunakan untuk menjaga dokumen tetap terorganisir; setiap tab dapat mewakili hari dalam sebulan. Jika folder akordeon terlalu kecil, pertimbangkan untuk menggunakan file gantung yang menyediakan lebih banyak ruang untuk dokumen. Tetapkan hanya hari dalam sebulan untuk setiap folder atau file; ketika bulan saat ini berakhir, Anda dapat menggunakan kembali file-file ini untuk bulan berikutnya.
Masukkan dalam jadwal harian Anda ulasan file hutang hari itu. Jika ada faktur yang diajukan pada hari itu, keluarkan pembayaran untuk faktur dan tandai sebagai dibayar. Faktur harus mencatat tanggal pembayaran, nomor cek atau ID transaksi, jika dibayar secara elektronik, jumlah yang dibayarkan dan identifikasi orang yang memproses pembayaran.
Mengarsipkan faktur berbayar dalam file yang dibuat untuk setiap vendor atau kreditor. File vendor harus berisi semua faktur berbayar sejak awal periode akuntansi atau 12 bulan. Dokumen dalam file ini mendukung pembayaran yang dilakukan kepada vendor. Jika masalah muncul pada pembayaran atau pembayaran klaim vendor tidak diterima, dokumentasi ini dapat memberikan dukungan pada saat pembayaran selesai dan barang-barang yang dibayar atau tidak dibayar.
