Sistem penomoran untuk kebijakan dan prosedur membantu pengguna dalam bernavigasi melalui manual berbasis kertas atau online. Sistem terstandardisasi menyediakan organisasi yang logis dan memastikan pengguna dapat menemukan informasi tanpa harus memindai setiap halaman dan judul. Organisasi departemen dan sistem penomoran numerik atau alfanumerik adalah cara sederhana namun efektif untuk memastikan bahwa kebijakan atau prosedur hanya memiliki satu lokasi yang memungkinkan dalam manual.
Tata Letak Kebijakan dan Penomoran Halaman
Atur kebijakan berdasarkan abjad, termasuk masing-masing sebagai bab terpisah, dan nomor setiap bab menggunakan nomor majemuk, seperti 1.0 dan 2.0. Misalnya, jika kebijakan departemen sumber daya manusia menempati bab lima, gunakan "5.0 - Sumber Daya Manusia" sebagai judul bab. Beri nomor halaman dalam setiap bab dalam urutan berurutan, bukan dalam urutan berurutan dari awal hingga akhir manual.
Penomoran Untuk Prosedur
Buat angka untuk prosedur dengan menambahkan nomor bab. Misalnya, jika "5.0 - Sumber Daya Manusia" mencakup enam prosedur, beri nomor mulai dari 5,1 hingga 5,6, dan sertakan nama setiap prosedur. Gunakan lekukan, huruf kecil dan angka romawi kecil untuk mengidentifikasi langkah dan sub-langkah dalam setiap prosedur. Misalnya, jika prosedur pemberhentian menempati posisi 5.2, gunakan huruf "a, b dan c" untuk mengidentifikasi langkah-langkah dalam pemutusan hubungan kerja dengan karyawan. Jika salah satu dari langkah-langkah ini termasuk sub-langkah, identifikasi ini menggunakan angka romawi huruf kecil seperti, "i, ii, iii."
Pertimbangan Sistem Penomoran
Meskipun sistem penomoran yang baik memungkinkan untuk revisi, itu tidak sepenuhnya aman terkait dengan penambahan. Jika memungkinkan, rakit manual dan buat sistem penomoran hanya setelah Anda selesai membuat semua kebijakan dan prosedur yang diperlukan. Jika tidak, Anda harus menambahkan kebijakan baru di akhir manual atau memberi nomor ulang semuanya untuk menjaga urutan abjad.
