Organisasi nirlaba bergantung pada sumbangan dalam bentuk barang dan uang tunai. Libatkan donor potensial dalam surat yang profesional tetapi buat koneksi pribadi dengan penerima. Tekankan kerja baik organisasi dan bagaimana ia akan menggunakan persediaan yang diminta. Beri tahu donor bagaimana memberikan kontribusi.
Buat Koneksi
Jelaskan mengapa organisasi Anda penting bagi donor potensial. Sebuah sekolah yang membutuhkan persediaan untuk program akademik ekstrakurikuler atau inti harus mencari sumbangan dari orang tua dan teman-teman sekolah. Dalam surat itu, tekankan tautan ini. Ingatkan orang tua bahwa mereka yang ada di sekolah berkomitmen untuk memberikan kesempatan pendidikan sebaik mungkin bagi anak-anak mereka. Jika meminta bisnis lokal, ingatkan mereka bahwa sekolah itu adalah bagian dari komunitas yang sama dan donasi persediaan dapat menunjukkan bisnis ini berkomitmen untuk pelanggan dan keluarganya.
Promosikan Pekerjaan
Nyatakan mandat organisasi dan jelaskan hasilnya. Tempat penampungan hewan setempat dapat mencakup paragraf yang menguraikan program perawatan medis, perumahan dan adopsi yang disediakannya. Donor potensial yang akrab dengan organisasi akan mendapat manfaat dari pengingat mengapa amal tertentu layak sumbangan sumbangan. Sertakan statistik, seperti jumlah siswa yang berpartisipasi dalam program tertentu atau jumlah anjing yang dirawat setiap tahun. Angka memberi calon donor gagasan tentang skala dan keberhasilan suatu organisasi dan memberikan insentif yang lebih besar untuk memberikan pasokan untuk membantu penyebabnya.
Itemize the Request
Persediaan adalah barang nyata yang harus memenuhi tujuan tertentu. Saat meminta pasokan, ada baiknya donor mengetahui persis apa yang dibutuhkan organisasi dan bagaimana itu akan digunakan. Sebuah sekolah dapat menentukan bahwa itu membutuhkan kuas untuk program seni, baju luar untuk melindungi pakaian siswa, atau pensil warna. Penyelamat hewan dapat meminta merek makanan, handuk, tempat tidur hewan peliharaan, kalung anjing dan kerah tertentu. Nyatakan apakah Anda menerima barang bekas atau ingin donor memberikan persediaan baru. Hubungkan kembali daftar itu dengan misi organisasi dengan menyatakan, misalnya, bahwa program seni membantu anak-anak yang membutuhkan perawatan sekolah setelah sekolah atau bahwa tempat tidur hewan peliharaan memungkinkan pengalaman perlindungan yang lebih nyaman bagi hewan peliharaan tunawisma.
Jika daftar Anda terfokus pada beberapa item, sertakan sebagai daftar poin-poin di badan surat itu. Jika daftar lebih panjang, sertakan sebagai lampiran. Jika Anda menyertakan lampiran, arahkan penerima ke lampiran dengan frasa seperti "tinjau daftar barang-barang kami yang paling dibutuhkan di daftar terlampir."
Sebutkan Prosedur Donasi
Biarkan penerima tahu bagaimana memenuhi permintaan Anda untuk persediaan. Surat itu harus dengan jelas menyatakan bagaimana cara memberikan donasi, jika organisasi menyediakan layanan penjemputan, bagaimana donor dapat menjadwalkan pengambilan itu serta tanggal dan waktu yang ditentukan. Jika ada lokasi drop-off untuk persediaan, sertakan alamat jalan, arah dan waktu donor dapat meninggalkan persediaan.
Beri tahu penerima surat kapan dan bagaimana Anda mengeluarkan tanda terima sumbangan, jika ada. Organisasi yang memberikan tanda terima harus menyertakan nomor identifikasi pajak.
