Dokumen tender adalah penawaran untuk memasok produk atau layanan atau melakukan pekerjaan dengan harga yang ditentukan dan dalam kondisi yang dinyatakan. Jika Anda memasok produk ke bisnis lain atau ke sektor publik, proses pengiriman tender bersaing dengan bisnis lain adalah hal biasa. Intinya, dokumen tender adalah surat yang menjelaskan bagaimana Anda akan memenuhi harapan pelanggan Anda dan mengapa Anda yang terbaik untuk melakukannya. Dengan menulis tender, Anda dapat mengasah tujuan, kekuatan dan kelemahan Anda dan meningkatkan profil Anda dengan pelanggan Anda.
Informasi Yang Diminta
Dokumen tender membahas beberapa harapan dari klien potensial, dimulai dengan tujuan penawaran Anda. Anda perlu menjabarkan kredensial Anda, menjelaskan pengalaman masa lalu. Studi kasus tentang pekerjaan yang berhasil dilakukan untuk klien lain cenderung persuasif. Jelaskan bagaimana Anda akan menyediakan layanan atau produk, mengartikulasikan proses perusahaan Anda serta sumber daya manusia dan teknis yang diperlukan untuk eksekusi. Berikan garis waktu kiriman dan jelaskan bagaimana proyek akan dikelola. Identifikasi risiko atau potensi masalah yang dapat menghambat atau menghambat implementasi. Detail struktur harga Anda serta pertimbangan aftercare. Klien potensial juga ingin tahu tentang keterampilan dan pengalaman tim Anda. Akhirnya, buat surat pengantar yang merangkum poin tender dan strukturnya.
Tanggapan Tim
Setelah Anda tahu apa yang diharapkan dalam tender, atur tim untuk membahas berbagai bagian dan mengelola proses penulisan. Dalam arti tertentu, Anda sedang menulis rencana bisnis ringkas untuk produk atau layanan tertentu. Cari tahu siapa yang bertanggung jawab untuk meneliti dan mengumpulkan informasi yang diperlukan. Seseorang mungkin perlu mengoordinasikan berbagai bahan yang akan membantu Anda atau penulis menulis dokumen tender. Jika ada sesuatu tentang tender tidak jelas, telepon atau bertemu dengan klien dan ajukan pertanyaan. Secara umum, klien hanya ingin menyumbangkan ide untuk proses Anda merespons kebutuhan mereka.
Rencanakan dan Tulis untuk Menang
Pengetahuan tentang cara Anda dapat membedakan diri dari pesaing dapat membantu Anda menulis dokumen tender yang menang. Brainstorming ide-ide baru untuk mengatasi kekhawatiran klien potensial tentang produk dan layanan yang Anda berikan. Jika ia khawatir tentang pemeliharaan suatu produk, cari solusi yang mengatasi kekhawatiran itu. Secara umum, klien menginginkan nilai untuk uang mereka, jadi penetapan harga bukan satu-satunya penentu siapa yang meninggalkan bisnis. Cari tahu apa yang dapat Anda tawarkan yang tidak dapat dilakukan pesaing Anda, seperti peningkatan layanan, pengurangan risiko, keandalan yang lebih besar atau kualitas yang lebih baik. Selain menangani apa yang diinginkan klien, kontribusikan ide yang bermanfaat.
Kiat Komposisi
Dokumen yang ditulis dan disajikan dengan buruk dapat menggagalkan tender yang terbaik. Buat dokumen tetap seperti bisnis, menggunakan kalimat pendek dan paragraf pendek. Poin dan header bullet dapat membantu untuk membagi dokumen. Pastikan semua elemen dokumen, seperti resume anggota tim, telah distandarisasi. Font harus seragam sepanjang tender. Suruh editor meninjau dan merevisi dokumen, dan kemudian bawa korektor pembaca untuk mencari kesalahan ketik dan kelalaian. Sertakan daftar isi sehingga pembaca dapat membuka dokumen dan dengan mudah menemukan bagian-bagian tertentu.
