Banyak organisasi menjadwalkan karyawan untuk bekerja 24-7, 365 hari per tahun untuk memenuhi tuntutan pekerjaan dan untuk memberikan tingkat layanan yang lebih tinggi daripada pesaing. Menjadwalkan anggota staf secara efektif untuk mencakup perubahan ini membutuhkan keseimbangan permintaan yang diharapkan, tingkat layanan yang diinginkan, ketersediaan dan biaya karyawan. Karena upah dan tunjangan seringkali merupakan item baris terbesar dalam anggaran departemen, keakuratan penjadwalan berdampak langsung ke garis bawah. Banyak bisnis mengandalkan perangkat lunak penjadwalan, juga disebut paket manajemen tenaga kerja, untuk membantu tugas penting ini.
Item yang Anda butuhkan
-
Laporan produktivitas
-
Perangkat lunak lembar kerja
-
Perangkat lunak manajemen tenaga kerja (opsional, tetapi disarankan)
Cara Menjadwalkan Karyawan 24-7
Memahami tugas-tugas bisnis yang membutuhkan cakupan kepegawaian seperti menjawab panggilan penjualan masuk, menanggapi email pelanggan atau memasukkan pesanan faks. Kenali tujuan bisnis, metrik, dan ekspektasi tingkat layanan pelanggan untuk setiap tugas. Tentukan waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas secara efektif. Identifikasi faktor apa pun yang dapat secara positif atau negatif memengaruhi produktivitas staf.
Tentukan siapa yang akan menyelesaikan pekerjaan (mis. Perwakilan, manajer) dan di lokasi bisnis apa. Jika ada beberapa lokasi kerja, cari tahu apakah ada perbedaan zona waktu. Pertimbangkan campuran anggota staf paruh waktu dan penuh waktu Anda.
Mengenal kebijakan atau peraturan hukum perusahaan apa pun yang dapat memengaruhi keputusan penjadwalan Anda. Cari masukan dari departemen sumber daya manusia Anda.
Ramalan permintaan bisnis menggunakan data, laporan, dan perangkat lunak peramalan. Analisis volume pekerjaan historis untuk periode waktu yang sama.Pertimbangkan fluktuasi permintaan di masa mendatang untuk musim, perubahan produk, iklan, kondisi pasar, pertumbuhan atau penurunan bisnis, dan faktor-faktor lain yang relevan. Identifikasi total volume pekerjaan yang diharapkan, dikelompokkan berdasarkan peningkatan waktu seperti bulan, minggu, hari dan jam. Dengan membuat peramalan permintaan yang sangat rinci, Anda dapat lebih akurat memperkirakan kebutuhan staf.
Pengecualian staf perkiraan, yang merupakan jam dimana karyawan tidak akan dapat menyelesaikan tugas kerja. Pengecualian termasuk waktu sakit, waktu liburan, istirahat, rapat dan pelatihan. Tinjau informasi historis dan buat asumsi tentang waktu pengecualian di masa mendatang.
Buat model kepegawaian, "bagaimana jika" menggunakan perangkat lunak manajemen tenaga kerja (WFM) atau Microsoft Excel. Input harus mencakup tugas, produktivitas, perkiraan beban kerja, dan prakiraan pengecualian. Output akan mencakup tingkat layanan pelanggan yang diproyeksikan, susunan kepegawaian dan desain pergeseran. Uji staf yang berbeda model.
Finalisasi model kepegawaian / permintaan, dan kemudian buat rencana untuk mencakup perubahan yang diperlukan. Jadwalkan karyawan dan staf manajemen lini depan. Banyak bisnis memungkinkan karyawan dengan senioritas dan kinerja pekerjaan terbaik untuk memilih shift yang mereka inginkan.
Terus memantau dan menyesuaikan jadwal, berdasarkan perubahan kebutuhan bisnis.
Kiat
-
Banyak pengusaha menawarkan insentif bagi karyawan yang bekerja dengan shift yang kurang diinginkan, dibayar dalam upah per jam atau sebagai bonus.
Karena volume kerja berfluktuasi, adalah umum untuk menjadwalkan karyawan yang cukup untuk menangani jam sibuk atau sibuk dalam shift tertentu, kemudian menggunakan waktu yang kurang sibuk untuk pelatihan atau istirahat.
Peringatan
Meskipun perubahan dan jadwal yang terus berubah dapat menyelaraskan dengan kebutuhan bisnis Anda, terlalu banyak perubahan dapat memengaruhi moral karyawan secara negatif. Sebagian besar karyawan lebih suka jadwal yang konsisten.
