Penting untuk mengetahui cara menulis surat bisnis yang dibuat dengan baik. Jika Anda melamar pekerjaan, meminta rapat atau mengirim proposal, Anda ingin memastikan Anda menggunakan format surat bisnis yang benar dan bahwa surat Anda bebas kesalahan dan ditulis dengan jelas. Anda juga ingin memastikan itu mencapai orang yang benar. Salah satu cara yang baik untuk melakukan ini adalah menambahkan "jalur perhatian" ke surat Anda.
Kemana Jalur Perhatian Pergi?
Surat bisnis formal dimulai dengan nama dan alamat Anda di sudut kiri atas, lalu tanggal dan kemudian alamat penerima. Jika Anda memutuskan untuk memasukkan garis perhatian, masukkan tepat setelah alamat kedua.
Garis perhatian berbeda dari garis subjek. Jalur perhatian mengarahkan surat ke penerima dengan menggunakan nama lengkap atau judul mereka. Masuk akal jika menggunakan garis perhatian ketika Anda hanya tahu judul penerima dan bukan nama lengkapnya.
Baris subjek, di sisi lain, menyatakan maksud surat itu. Kadang-kadang ini berguna jika Anda tidak tahu nama atau judul penerima. Maka Anda dapat menggunakan baris subjek seperti, Subjek: Surat aplikasi untuk magang pemasaran.
Contoh Garis Perhatian
Tata letak untuk surat bisnis dengan garis perhatian terlihat seperti ini:
Contoh:
Namamu
Alamat Anda
Nomor telepon Anda
Tanggal hari ini
Nama perusahaan
Alamat perusahaan
Perhatian: Direktur Pemasaran
Surat itu akan menyusul.
Ketika Anda Membutuhkan Jalur Perhatian
Ada beberapa alasan mengapa garis perhatian adalah ide yang bagus untuk surat bisnis.
- Anda tidak tahu nama orang yang seharusnya menerima surat itu tetapi Anda tahu judulnya. Dalam hal ini, garis perhatian hanya akan berisi judul. Perhatian: Direktur Pemasaran
- Anda ingin surat dikirim ke orang tertentu di perusahaan.
- Anda ingin surat itu mencapai penerima lebih cepat.
Ketika Saluran Perhatian Tidak Diperlukan
Baris perhatian paling berguna jika Anda tidak tahu nama orang yang harus menerima surat Anda. Maka masuk akal untuk menulis Perhatian: Direktur Pemasaran. Akan terlihat konyol untuk menulis Direktur Pemasaran yang terhormat. Garis perhatian lebih masuk akal saat menggunakan judul saja.
Ketika Anda mengetahui nama lengkap dan judul penerima, itu standar untuk menghilangkan garis perhatian dan hanya memasukkan nama dan judul mereka baik di baris alamat perusahaan dan dalam salam.
Contoh:
Nama dan alamat anda
Tanggal
Barry Botts
Direktur Pemasaran
Nama dan alamat perusahaan
Tuan Botts yang terhormat:
Hanya gunakan garis perhatian bila perlu. Mereka bukan praktik standar tetapi dapat bekerja dengan baik jika Anda tidak tahu nama penerima tetapi tahu judulnya.
