Rencana darurat adalah perubahan yang diusulkan dalam arah strategis perusahaan dalam menanggapi peristiwa yang tidak terduga yang menyebabkan hasil keuangan sangat bervariasi dari yang diharapkan atau diperkirakan. Pemilik bisnis menyiapkan rencana darurat karena mereka menyadari bahwa sulit untuk secara akurat memprediksi masa depan. Mengatasi dengan tidak pasti adalah bagian dari deskripsi pekerjaan setiap pemilik bisnis.
Mengapa Rencana Kontinjensi Dibutuhkan
Selama perencanaan, perusahaan membuat keputusan sulit tentang bagaimana mengalokasikan sumber daya mereka, yang meliputi modal, tenaga, dan kapasitas produktif. Keputusan ini didasarkan pada asumsi tentang lingkungan bisnis yang akan dihadapi perusahaan di tahun berikutnya dan seterusnya. Banyak kali lingkungan ini berubah setelah rencana dilaksanakan. Pesaing meluncurkan strategi mereka sendiri untuk mendapatkan pangsa pasar yang lebih besar. Ekonomi umum dapat naik atau turun - terkadang tiba-tiba dan dengan sedikit peringatan. Rencana strategis perusahaan akhirnya tidak selaras dengan lingkungan, dan perubahan harus dilakukan.
Ketika Perencanaan Kontinjensi Selesai
Banyak perusahaan menyiapkan rencana darurat selama perencanaan tahunan mereka ketika mereka menetapkan arah strategis untuk tahun yang akan datang dan untuk jangka panjang. Tetapi beberapa manajer berusaha untuk memasukkan perencanaan kontingensi ke dalam pengambilan keputusan mereka sepanjang tahun, mengenalinya sebagai alat yang berguna untuk menangani masalah besar dan kecil. Masalah yang lebih kecil adalah pesaing meyakinkan manajer utama untuk meninggalkan perusahaan untuk bekerja baginya. Jika pemilik bisnis sudah memiliki pengganti terlatih atau setidaknya dipilih, perubahan itu akan menyebabkan gangguan minimum dalam kinerja departemen.
Proses kreatif
Perencanaan kontingensi memerlukan pemikiran strategis yang kreatif - dapat membayangkan peristiwa apa yang dapat terjadi untuk mendorong perusahaan keluar dari jalur keuangan yang diinginkan. Perencanaan kontinjensi juga disebut mengembangkan skenario "bagaimana-jika". Selama pertemuan, manajer bertanya bagaimana perusahaan akan merespons jika peristiwa tertentu terjadi. Pertemuan-pertemuan ini harus terbuka dan freewheeling, memungkinkan semua ide diungkapkan tanpa kritik.
Tidak Selalu Negatif
Perencanaan kontinjensi tidak boleh dianggap sebagai sesuatu yang dimaksudkan semata-mata untuk mengatasi kejadian negatif. Ini juga merupakan alat untuk perencanaan ke depan untuk memanfaatkan peluang yang mungkin muncul selama tahun ini. Contohnya adalah memiliki sumber modal di tempat yang dapat digunakan untuk memperoleh pesaing yang pemiliknya secara tak terduga mengumumkan bahwa mereka akan bersedia untuk menjual.
Manfaat
Perencanaan kontingensi mempertajam keterampilan berpikir strategis manajer. Mereka menjadi lebih sadar akan lingkungan bisnis yang terus berubah di mana perusahaan beroperasi dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi keberhasilan perusahaan. Adanya rencana kontingensi memungkinkan reaksi yang lebih cepat terhadap peristiwa tak terduga dan dapat mengurangi kerusakan pada pendapatan dan laba. Sebuah toko ritel dapat menemukan bisnisnya terganggu oleh perbaikan jalan yang menyulitkan pelanggan untuk parkir dan melewati pintu depan. Toko harus memiliki rencana darurat di tempat untuk dengan cepat mengatur kembali pintu belakang sehingga pelanggan dapat datang dengan cara itu, termasuk signage untuk mengingatkan pelanggan tentang perubahan itu.
