Surat bisnis pribadi ditulis dari individu ke perusahaan atau organisasi. Surat semacam itu dapat ditulis karena beberapa alasan: untuk menyelesaikan masalah seperti kesalahan pada tagihan; untuk meminta pengembalian atau pertukaran produk; untuk memuji pekerjaan baik seorang karyawan; atau untuk meminta sumbangan waktu, uang, produk atau layanan untuk manfaat. Apa pun alasannya, surat bisnis pribadi ditulis di selembar kertas kosong, bukan pada kop surat. Pertimbangkan berikut ini di lain waktu Anda harus menulis satu.
Pengaturan halaman
Gunakan margin 1 inci di bagian atas, bawah, dan samping halaman Anda. Jika surat bisnis pribadi Anda pendek, naikkan margin atas menjadi 2 inci dan sisi-sisinya menjadi 1½ inci. Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial atau Cambria dengan ukuran font 11 atau 12 poin. Buat spasi tunggal pada baris Anda.
Gaya Huruf
Jika menggunakan gaya huruf blok, semua baris dimulai dari margin kiri. Untuk gaya blok yang dimodifikasi, mulailah tanggal dan garis penutupan di tengah halaman alih-alih margin kiri.
Alamat dan Tanggal Anda
Alamat Anda (juga disebut alamat pengirim) dimulai pada baris pertama halaman, dan semua istilah yang disingkat seperti jalan, apartemen atau bulevar harus dieja (untuk formalitas). Jangan lupa koma antara nama kota Anda dan singkatan dua huruf dari negara Anda. Jangan biarkan ruang kosong antara baris terakhir alamat Anda dan tanggal, yang merupakan hari surat itu selesai atau dikirim. Ketikkan bulan, hari, dan tahun pada baris pertama, sebutkan bulan. Misalnya, ketik "27 September 2008" alih-alih "27 September 2008" atau "9/27/08." Jangan lupa koma antara tanggal dan tahun. Jika Anda menggunakan gaya blok yang dimodifikasi, mulailah mengetik alamat Anda di tengah halaman alih-alih margin kiri.
Nama Penerima, Nama Perusahaan, dan Alamat
Empat baris (atau 1 inci) di bawah tanggal, ketikkan nama penerima yang dimulai dengan "Mr." atau "Ms." Gunakan nama depan dan belakang, diikuti dengan koma dan judul penerima (mis., Manajer, Supervisor, Koordinator). Pada baris berikutnya ketik nama perusahaan, diikuti dengan alamat perusahaan (juga disebut alamat dalam) tidak menggunakan singkatan kecuali dari negara.
Salam
Satu baris kosong kemudian, ketik salam menggunakan nama yang sama yang digunakan dalam alamat dalam, dimulai dengan "Dear." Salam dalam surat bisnis pribadi harus diakhiri dengan tanda titik dua. Misalnya, "Nona Lucinda Jones yang terhormat:"
Tubuh
Dalam surat bisnis pribadi, tubuh dimulai pada baris kosong setelah salam. Satu spasi dan kiri-benarkan setiap paragraf dalam tubuh, meninggalkan garis kosong di antara paragraf. Keringkasan adalah kuncinya: Mulailah dengan pembukaan yang bersahabat diikuti dengan tujuan dari surat itu. Paragraf kedua harus membenarkan tujuannya; memberikan detail seperti nomor akun, nomor faktur, tanggal pengiriman atau layanan, dan nama produk atau karyawan untuk membantu pembaca Anda dan tujuan Anda. Berikan hanya latar belakang yang relevan dan informasi pendukung, dengan mengingat bahwa pembaca Anda sibuk. Paragraf terakhir harus menyatakan kembali tujuan (dari paragraf pertama) dan jika perlu meminta beberapa jenis tindakan.
Penutupan dan Pencatatan
Penutupan surat bisnis pribadi Anda harus dibenarkan kecuali Anda menggunakan gaya blokir yang dimodifikasi, yang mengharuskan dimulainya penutupan di bagian tengah halaman. Jika penutup Anda lebih dari satu kata (misalnya, "Terima kasih" atau "Hormat saya"), gunakan huruf kapital pertama dari kata pertama dan gunakan koma setelah kata terakhir, bukan titik dua seperti yang disarankan setelah salam. Tiga baris kosong kemudian, ketikkan nama lengkap Anda. Anda dapat mencetak surat dan secara fisik menandatangani nama Anda di antara penutup dan nama yang Anda ketik jika diinginkan. Surat bisnis pribadi adalah komunikasi yang direkam antara Anda dan bisnis. Karena itu, ada baiknya menyimpan salinan surat bisnis pribadi yang Anda tulis. Jika Anda khawatir tentang kedatangan mereka melalui surat, beri tahu mereka di kantor pos sebelum mengirimnya sehingga Anda tahu kapan perusahaan menerima surat Anda.
