Karena peraturan penggajian federal dan negara bagian tidak secara langsung menangani pengiriman cek penggajian berkala, setiap pembahasan mengenai subjek harus memasukkan konsep-konsep “Pendapatan Konstruktif” dan “batasan substansial” dari Dinas Pendapatan Internal. "IRS menggunakan yang pertama sebagai cara untuk menentukan untuk keperluan pajak ketika seseorang menerima pendapatan dan yang terakhir untuk menguji apakah orang itu memiliki kendali atas dana tersebut.
Kwitansi Konstruktif
Penghasilan diterima secara konstruktif, IRS menyatakan, "ketika itu dikreditkan ke akun Anda atau dipisahkan dengan cara apa pun yang membuatnya tersedia untuk Anda." Itu tidak berarti cek pembayaran yang dikirimkan harus berada dalam kepemilikan karyawan. Jika perlu, pengusaha harus siap membuktikannya mengirimkan cek dengan cara yang memenuhi pedoman penerimaan-konstruktif. Jika majikan tidak memiliki bukti bahwa cek dikirimkan melalui tanggal pembayaran yang dijadwalkan, IRS memperingatkan, ada persepsi ketidakpatuhan. Persepsi ini didasarkan pada karyawan yang memiliki batasan atau batasan substansial pada pendapatannya.
Batasan substansial
Jika perusahaan menetapkan hari gajinya sebagai Kamis kedua dan keempat setiap bulan, maka kendali karyawan atas dana harus ada pada saat itu. Karyawan yang dibayar melalui setoran langsung tidak akan memiliki batasan substansial terhadap pendapatan mereka jika dana tersedia pada hari Kamis kedua dan keempat. Namun, jika dana diinisiasi dengan cara yang membuat dana tersedia setelah Kamis kedua dan keempat, ada batasan kontrol yang substansial, dan karyawan tidak dibayar tepat waktu.
Ketidakpatuhan
Undang-undang upah dan jam kerja mengatur waktu pembayaran. Ketika seorang karyawan mengajukan klaim tentang cek gaji yang tidak terkirim, negara bagian akan memverifikasi kepatuhannya dengan petunjuk penerimaan dan upah-dan-jam yang konstruktif. Seperti contoh setoran langsung di atas, jika cek dikirimkan setelah hari gajian, karyawan memiliki batasan substansial pada kendali atas dana. Keterlambatan mengirimkan cek memicu ketidakpatuhan.
Pemeriksaan Terakhir
Departemen Tenaga Kerja belum menetapkan persyaratan pengiriman untuk pemeriksaan gaji terakhir; Namun, negara Anda mungkin memiliki pedoman khusus yang harus diatasi. Dalam "Buku Panduan Hukum Pengusaha," Fred Steingold menulis bahwa jika seorang majikan tidak mengeluarkan gaji terakhir tepat waktu, ia mungkin harus membayar ganti rugi kepada karyawan serta menghadapi hukuman negara.
Jika Anda menerbitkan cek terakhir kepada karyawan di berbagai negara bagian, pastikan Anda merujuk pada peraturan pemeriksaan akhir untuk setiap negara bagian. Perhatikan dengan seksama kapan cek akhir harus dikirimkan, cara pengirimannya, dan apakah surat pernyataan dengan jenis tertentu diperlukan untuk mengirimkan cek akhir.
Ringkasan
Peraturan penggajian tidak secara khusus menetapkan undang-undang untuk mengirimkan cek penggajian. Ini tidak berarti bahwa seorang majikan dapat lalai mengirimkan cek gaji tepat waktu atau dalam dokumentasi terkait. Penting untuk mematuhi jadwal yang dikomunikasikan ketika mengirimkan cek daftar gaji. Melakukan hal itu akan mencegah risiko ketidakpatuhan.
