Perubahan organisasi itu sulit, tetapi apa yang bisa lebih sulit adalah mengkomunikasikan perubahan ini kepada karyawan. Banyak manajer khawatir dengan nada yang tepat ketika membuat pengumuman awal, tetapi banyak masalah lain yang harus dipertimbangkan juga. Menjawab pertanyaan karyawan, menanggapi kekhawatiran mereka dan menjaga komunikasi tetap mengalir di saat yang tidak pasti adalah elemen kunci dalam mengumumkan dan menerapkan perubahan.
Buat konsep rencana komunikasi yang jelas. Buat daftar segala sesuatu yang harus dikomunikasikan kepada karyawan tentang perubahan organisasi. Antisipasi pertanyaan yang mungkin karyawan miliki tentang perubahan dan siap untuk menjawabnya. Masukkan poin-poin yang akan Anda bahas dalam pengumuman awal serta bagaimana Anda akan terus berkomunikasi dengan karyawan tentang perubahan ketika hal itu mulai terjadi. Bagikan atau buat rencana ini dengan orang lain di posisi manajemen sehingga Anda memberikan pesan yang konsisten kepada karyawan selama perubahan.
Jelaskan kepada karyawan apa yang mendorong perubahan organisasi. Jelaskan masalah khusus yang dihadapi perusahaan termasuk bagaimana dan mengapa masalah tersebut perlu ditangani. Jika perusahaan menderita dari keuntungan rendah, peningkatan biaya atau moral karyawan yang buruk, jelaskan hal ini kepada karyawan.
Tetapkan kepada karyawan bagaimana perubahan organisasi akan meningkatkan perusahaan. Sorot bagaimana hal itu akan berdampak positif bagi perusahaan secara keseluruhan (dengan meningkatkan laba atau meningkatkan reputasi perusahaan, misalnya). Tekankan bagaimana perubahan ini akan menguntungkan masing-masing karyawan itu sendiri. Terus tekankan manfaat dari rencana tersebut bahkan setelah pengumuman.
Beri karyawan kerangka waktu untuk perubahan. Beri tahu mereka kapan perubahan akan dimulai dan berapa lama. Jika Anda tidak yakin dengan kerangka waktu yang tepat, jujur dan beri tahu karyawan kapan mereka dapat mengharapkan jawaban.
Bagikan keraguan dan pertanyaan Anda sendiri. Jika ada informasi tentang perubahan yang bersifat rahasia atau belum diselesaikan, beri tahu karyawan bahwa Anda akan memberi tahu mereka lebih banyak setelah Anda bisa dan mencoba memberi mereka waktu ketika mereka mungkin mengharapkan jawaban untuk mengurangi spekulasi.
Berikan karyawan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau mengungkapkan keraguan atau kesulitan yang mereka miliki dengan perubahan. Undang karyawan untuk berbicara dengan Anda atau manajemen lainnya secara teratur tentang masalah apa pun yang mereka miliki selama proses berlangsung. Jawablah pertanyaan-pertanyaan sulit sejujur yang Anda bisa.
Berkomunikasi dengan manajer dan karyawan sesering perubahan terjadi. Berikan informasi baru yang muncul segera. Beri tahu karyawan jika rencana berubah dan jelaskan mengapa itu berubah. Bersikap seterbuka mungkin sepanjang proses sehingga karyawan tidak merasa dirahasiakan.
