Setiap majikan memiliki kewajiban moral dan hukum untuk melindungi bisnis dan karyawannya dari pelanggaran ilegal dan dari tindakan yang menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat. Melakukan penyelidikan kapan saja Anda menerima keluhan atau memiliki alasan untuk meyakini karyawan terlibat dalam pelanggaran adalah hal yang vital untuk memenuhi tanggung jawab ini. Kecuali jika Anda memiliki alasan yang sah untuk tidak melakukannya, memberi tahu pihak yang terlibat bahwa penyelidikan akan dilakukan adalah langkah pertama yang umum.
Format Memo Internal
Meskipun Anda dapat membuat konsep surat menggunakan memo atau format surat bisnis, memo lebih umum untuk komunikasi internal. Selain itu, judul atau baris subjek yang khas dalam memo dapat membuat format ini lebih efektif. Selain baris judul, memo juga menyertakan tanggal, nama masing-masing penerima dan nama dan judul pengirim. Sejajarkan kiri dan beri spasi tunggal setiap paragraf di badan memo dan gunakan spasi ganda di antara paragraf. Masukkan notasi khusus untuk menandai memo sebagai rahasia dan untuk mengindikasikan apakah memo tersebut menyertakan lampiran atau lampiran.
Karyawan yang Dituduh
Beri tahu terdakwa secara tertulis sebelum penyelidikan dimulai. Surat investigasi harus menjelaskan tuduhan sedetail mungkin, termasuk nama, tanggal dan keadaan. Jelaskan proses investigasi, identifikasi hak-hak hukum yang mungkin dimiliki oleh terdakwa dan beri tahu terdakwa bahwa ia akan memiliki kesempatan untuk menceritakan kisahnya baik secara tertulis maupun selama wawancara pribadi. Beri tahu orang itu apakah itu "bisnis seperti biasa" atau apakah peran atau tugas pekerjaannya memerlukan modifikasi sampai penyelidikan selesai.
Pemberitahuan Investigasi Tertunda
Sertakan atasan langsung karyawan dan manajer departemen dalam pemberitahuan awal. Surat tersebut harus menjelaskan sifat dan ruang lingkup investigasi yang tertunda. Selain itu, surat itu harus menguraikan langkah-langkah yang harus diambil sebelum penyelidikan dimulai, seperti menghitung dan menjaga aset bisnis dan properti atau memodifikasi tugas karyawan. Akhirnya, surat itu harus menyatakan apakah supervisor dan manajer akan berpartisipasi dalam investigasi, dan jika demikian, tetapkan peran dan tanggung jawab tertentu.
Surat Wawancara Investigasi
Surat juga harus ditujukan kepada siapa pun yang Anda rencanakan untuk diwawancarai saat investigasi berlangsung. Namun, tidak seperti pemberitahuan investigasi yang tertunda, yang mungkin mencakup lebih dari satu penerima, pemberitahuan wawancara harus menyertakan satu penerima di baris alamat tidak peduli berapa banyak surat yang Anda kirim. Surat itu seharusnya tidak memberikan perincian khusus, tetapi sebaliknya hanya menyatakan bahwa karyawan tersebut dapat diwawancarai sebagai bagian dari penyelidikan yang sedang berlangsung, memberikan nama orang yang akan melakukan wawancara dan menetapkan harapan kerja sama penuh. Selain itu, surat itu harus menyatakan memo itu adalah informasi rahasia dan tidak sesuai untuk diskusi antar kantor.
