Lemari arsip biasanya merujuk pada sepotong perabot kantor yang menyimpan file dan dokumen. Lemari arsip datang dalam berbagai ukuran. Beberapa memiliki kunci untuk mencegah akses tidak sah, sementara lemari lainnya mudah diangkut dan diakses oleh siapa pun. Bisnis dengan jumlah file yang besar, seperti rumah sakit, firma hukum atau sekolah, sering memelihara kabinet yang tidak dapat bergerak dengan mudah.
Dasar-dasar
Ada beberapa cara untuk mengajukan dokumen. Untuk mengembangkan pendekatan sistematis, Anda harus menganalisis informasi yang akan disimpan dalam file. Lakukan curah pendapat dengan berbagai cara sehingga Anda dapat memilih metode terbaik. Misalnya, jika Anda menyimpan catatan pemasok suku cadang kendaraan bermotor, maka Anda dapat mengajukan dengan menggunakan pendekatan alfabet berdasarkan nama perusahaan. Anda juga dapat menetapkan metode untuk memisahkan pemasok berdasarkan wilayah (mis., Selatan, Barat, Timur, Internasional). Jika Anda menyimpan catatan reptil, maka metode Anda mungkin melibatkan pengorganisasian reptil dengan nama ilmiahnya atau pada tanggal file itu dibuat.
Manajemen Dokumen
Setelah Anda merancang metode yang memuaskan, pastikan untuk menuliskannya sehingga orang lain dapat memahami dan mengikuti sistem pengarsipan. Anda juga harus memastikan bahwa file dipelihara dengan benar, karena sistem Anda dengan cepat akan menjadi tidak efektif jika file tidak lengkap (mis., Data yang hilang) atau disimpan dengan tidak benar (mis., Kategori pengarsipan diabaikan). Misalnya, jika Anda memisahkan jenis kelamin berdasarkan warna, maka orang yang membuat file harus ingat untuk membedakan pria dan wanita.
Anda harus mengantisipasi pertumbuhan dan menambah lemari atau ruang tambahan sesuai kebutuhan. Jika tidak, catatan akan diisi terlalu ketat. Juga pertimbangkan cara membedakan file aktif dan tidak aktif, dan jika berlaku, kapan harus memusnahkan atau merusak file tidak aktif.
Pertimbangan
Banyak bisnis menerapkan sistem organisasi dokumen yang menggunakan dokumen asli atau salinan cetak. Namun, sebelum membuat sistem pengarsipan baru, Anda harus menjelajahi opsi virtual. Misalnya, Anda dapat membeli program perangkat lunak dan memasukkan data ke server internal atau berbasis web. Sekalipun saat ini Anda memiliki sistem pengarsipan, Anda harus mengevaluasi waktu dan biaya transfer data dengan potensi penghematan biaya dan efisiensi penyimpanan digital atau berbasis web. Firma hukum yang menggunakan perangkat lunak manajemen kasus Jarum mungkin menghabiskan banyak waktu untuk mentransfer data, tetapi begitu sistem berfungsi penuh, ada banyak manfaat, seperti kemampuan untuk mengakses file dari lokasi yang jauh.
