Agar karyawan dibayar, sebagian besar pengusaha harus melakukan pemrosesan daftar gaji. Meskipun proses penggajian bisa menjadi tugas yang sangat terperinci, langkah-langkah umumnya tetap sama. Dibutuhkan konsentrasi dan keterampilan matematika yang baik - ditambah kemampuan organisasi yang solid - untuk memproses gaji secara efektif dan akurat.
Pembayaran Per Jam
Langkah pertama dalam pemrosesan penggajian adalah menghitung upah untuk membayar setiap karyawan. Siklus pembayaran yang paling sering adalah mingguan, dua mingguan, semi bulanan dan bulanan. Karyawan setiap jam biasanya dibayar mingguan atau dua mingguan. Sebagian besar perusahaan akan memiliki karyawan per jam menyelesaikan lembar waktu yang akan diserahkan pada akhir setiap minggu. Profesional penggajian harus memastikan karyawan dan manajer / penyelianya menandatangani lembar waktu; jika tidak, itu tidak valid. Biasanya, jam reguler, pribadi / sakit atau liburan dicatat pada lembar waktu dan dibayar dengan pembayaran reguler. Pembayaran lembur harus dicantumkan pada lembar waktu dan harus dibayar pada waktu satu setengah.
Pembayaran Gaji
Karyawan yang digaji biasanya dibayar dua mingguan, setengah bulanan atau bulanan. Mereka tidak diharuskan mengisi lembar waktu karena mereka dibayar dengan jumlah jam yang sama setiap tanggal pembayaran. Satu-satunya waktu jam kerja karyawan bergaji akan berubah adalah jika dia memiliki perubahan gaji atau harus dibayar secara proporsional (ini bisa disebabkan pemutusan hubungan kerja atau hari-hari lain yang tidak dibayar). Biasanya, profesional penggajian tidak perlu melakukan perubahan apa pun terhadap gaji karyawan yang digaji, karena sistem secara otomatis membayar jumlah yang harus dibayarkan.
Manfaat
Karyawan dapat memilih untuk berpartisipasi dalam asuransi kesehatan, 401k atau rencana kafetaria perusahaan. Jumlah ini biasanya dikurangkan dari yang harus diubah kecuali karyawan tersebut membuat perubahan pada deduksinya. Dalam hal ini, ia harus memberi tahu profesional penggajian secara tertulis tentang perubahan tersebut. Jika perubahan diserahkan tepat waktu, mereka dibuat efektif pada daftar gaji berikutnya.
Pajak
Secara hukum, karyawan dan majikan diharuskan membayar pajak gaji; karyawan dan majikan harus membayar pajak federal dan biasanya negara; beberapa negara bagian mewajibkan pajak daerah dibayarkan juga. Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak penggajian yang akan menghitung pajak-pajak ini, secara otomatis mengurangi jumlah dari gaji karyawan. Profesional penggajian juga bertanggung jawab untuk menyetor pajak ke pemerintah, untuk mengajukan pajak triwulanan dan tahunan, dan untuk menerbitkan W2 tahunan kepada karyawan.
Penyesuaian Payroll
Setelah jam yang dibayarkan dimasukkan ke dalam sistem, profesional penggajian harus memeriksa ulang informasi. Dia dapat menjalankan laporan dari sistem dan menggunakannya untuk memeriksa kesalahan. Kesalahan apa pun yang terdeteksi sebelum daftar gaji ditutup dapat diperbaiki dan tercermin pada daftar gaji saat ini. Setelah daftar gaji ditutup, perubahan atau penyesuaian dapat dilakukan secara manual (mis. Pemeriksaan manual) atau disesuaikan pada daftar gaji berikutnya.
