Untuk mengatur makan malam penggalangan dana yang sukses, Anda perlu merencanakan dengan baik, dan mengetahui basis donor Anda dan masyarakat yang pada akhirnya mendapatkan manfaat penggalangan dana. Melakukan jumlah gerak kaki yang baik sebelumnya dapat menyelamatkan sakit kepala semua orang. Apakah Anda seorang koordinator acara untuk organisasi nirlaba atau sukarelawan yang antusias, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membantu melakukan usaha yang menguntungkan.
Tetapkan anggaran Anda. Memahami dana yang Anda miliki akan menentukan jenis makan malam penggalangan dana apa yang dapat Anda tahan. Satu hal yang perlu dipikirkan ketika menghitung uang adalah menanyakan apakah penggalangan dana mewah (dan berbiaya tinggi) pada akhirnya akan menguntungkan organisasi. Terkadang perselingkuhan, akar rumput dapat mendatangkan banyak uang tanpa semua biaya awal. Kreativitas adalah kuncinya.
Meminta bantuan. Peristiwa-peristiwa ini, meskipun pada awalnya tampak kecil, memiliki cara untuk menjadi lebih besar dari yang kita bayangkan. Cobalah untuk tidak melakukan terlalu banyak sendiri; minta sukarelawan untuk membantu dengan daftar tamu, membersihkan, peralatan mengemudi atau apa pun yang Anda miliki. Membuat orang lain ikut serta memungkinkan orang untuk berkontribusi pada tujuan yang mereka yakini.
Identifikasi tempat sesegera mungkin untuk memesannya. Di mana makan malam ini akan diadakan? Apakah ini akan menjadi urusan kecil yang bisa diadakan di rumah seseorang atau Anda ingin membuat acara yang lebih besar? Cobalah untuk melihat opsi yang lebih murah terlebih dahulu sebelum hanya menyewa aula; Anda mungkin memiliki seorang dermawan di komunitas Anda yang mendukung perjuangan Anda dan akan bersedia membiarkan Anda menggunakan rumahnya sebagai sarana sumbangan. Juga, tanyakan pusat-pusat komunitas, gereja dan sekolah dasar yang fasilitasnya mungkin tersedia dengan sedikit atau tanpa biaya.
Tentukan siapa yang akan menyiapkan makan malam dan bagaimana caranya. Apakah acara ini akan dipenuhi secara profesional atau akankah makanan dibuat oleh anggota organisasi? Misalnya, makan malam penggalangan dana dapat dimasak oleh anak-anak sekolah dasar. Sekelompok anak-anak mungkin ingin mengumpulkan uang untuk tujuan lokal dan mereka dapat membantu membuat makanan sederhana yang mereka masak dan sajikan sendiri.
Undang para tamu. Dapatkan daftar lengkap donor masa lalu dan saat ini, dan bagikan undangan. Jika Anda seorang sukarelawan dan tidak memiliki akses langsung ke database ini, hubungi badan amal dan minta untuk berbicara dengan direktur atau perwakilan media untuk mendapatkan daftar saat ini. Banyak organisasi memanfaatkan situs surel dan jejaring sosial untuk menyampaikan berita tentang acara mereka. Ini menghemat banyak uang di atas kertas dan biaya pengiriman.
Hiburan yang ditunjuk. Merupakan ide bagus untuk memiliki sesuatu selain makan malam untuk menghibur donor Anda. Jika ini adalah penggalangan dana untuk sekolah musik atau tari, resital akan dilakukan. Seorang penggalang dana olahraga pemuda dapat meminta pemandu sorak setempat untuk melakukan beberapa rutinitas, atau mungkin meminta anak-anak untuk mempersiapkan sandiwara pendek dan lucu tentang mengapa mereka membutuhkan uang untuk melanjutkan kegiatan mereka. Memperlihatkan film pendek tentang perjuangan Anda juga bisa menjadi cara yang ampuh untuk menggambarkan betapa pentingnya perjuangan itu bagi komunitas Anda.
Tindak lanjuti secara berkala sebelum acara. Anda mungkin merencanakan acara ini selama enam bulan ke depan, jadi sebaiknya Anda check-in dari waktu ke waktu untuk memastikan semuanya masih ada di jalurnya. Ini tidak harus berupa panggilan telepon mingguan ke penyedia makanan, tetapi Anda setidaknya harus menelepon beberapa minggu sebelum menyelesaikan setiap detail menit terakhir yang mungkin perlu diatur.
