Bisnis Anda harus mengisi formulir W2 setiap tahun untuk setiap karyawan. Formulir-formulir ini menyajikan informasi yang memengaruhi perhitungan pajak, termasuk upah, pemotongan pajak penghasilan negara bagian dan federal, dan kontribusi pensiun. Karyawan bertanggung jawab untuk mengirimkan salinan formulir bersama dengan SPT tahunan ke Internal Revenue Service. Mengisi W2 relatif mudah jika Anda memiliki perangkat lunak akuntansi pajak untuk melacak angka-angkanya.
Format oleh Aturan
Perangkat lunak akuntansi Anda dapat mengisi kotak individual pada formulir secara otomatis dari angka dan perhitungan yang tersimpan. IRS memerlukan font Courier 12-point standar, diketik atau dicetak, tanpa koreksi dan semua entri sepenuhnya masuk ke dalam kotak. Formulir dibaca oleh mesin, dan jika dikeluarkan karena pemformatan yang salah, atau karena tulisan tangan atau dengan warna yang salah, Anda harus mengirim ulang.
Deskripsi Lebih Detail
Tampilkan total upah, pemotongan, dan semua informasi lain yang sesuai dalam kotak yang benar. IRS menyediakan manual "Informasi untuk Formulir W2," yang tersedia baik dalam bentuk cetak atau online, dengan rincian informasi yang diperlukan. Beberapa kotak adalah murni informasi tetapi masih wajib. Menampilkan Kode DD dalam Kotak 12, misalnya, memberi tahu IRS bahwa majikan melaporkan kontribusinya pada rencana kesehatan yang memenuhi syarat, yang tidak termasuk dalam penghasilan kena pajak karyawan. Fungsi kotak dapat berubah karena undang-undang perpajakan membuat persyaratan pelaporan baru.
Mendistribusikan Dokumen
Salin File A dari Formulir W2 dengan Administrasi Jaminan Sosial, yang membutuhkan informasi untuk catatan upah dan kontribusi SSA karyawan. Kirim Salinan 1 ke divisi pajak negara bagian atau lokal, jika diharuskan oleh hukum. Salin B, Salin C, dan Salin 2 pergi ke karyawan, dan Salin D adalah untuk catatan majikan. Batas waktu untuk mendistribusikan formulir dan mengajukannya bervariasi setiap tahun. Batas waktu untuk mengajukan 2014, misalnya, adalah 2 Maret 2015, sedangkan batas waktu untuk mendistribusikannya kepada karyawan adalah 2 Februari 2015. Anda dapat meminta perpanjangan waktu untuk mengajukan dengan Formulir IRS 8809. Seharusnya ada salinan permanen dari W2 dalam sistem akuntansi Anda. IRS mengharuskan Anda menyimpan formulir, meskipun tidak dapat dikirim kepada karyawan, selama empat tahun.
Hemat Waktu dengan BSO
Anda dapat menggunakan Layanan Bisnis Jaminan Sosial Online untuk membuat dan / atau mengunggah versi elektronik W2 Anda, yang juga dapat dicetak untuk karyawan. Jika Anda menjalankan bisnis kecil, ini merupakan alternatif untuk menggabungkan W2 melalui sistem akuntansi Anda sendiri atau melakukannya secara manual. Situs SSA memerlukan pendaftaran. Anda harus memiliki browser yang mendukung web dengan enkripsi 128-bit dan cookie diaktifkan, dan Adobe Acrobat Reader untuk membuat dokumen online.
