Kontrol internal adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk membantu mencegah kesalahan dan penipuan, yang dapat mencakup pencurian, penggelapan, favoritisme atau kesalahan matematika dalam dokumen keuangan. Anda tidak perlu menjadi akuntan publik bersertifikat atau memiliki gelar keuangan untuk melembagakan kontrol internal yang bermanfaat dalam bisnis Anda atau menetapkan kebijakan untuk diikuti karyawan Anda.
Periksa Penandatangan-Bersama dan Penanda Resmi
Salah satu kontrol internal yang paling umum untuk usaha kecil adalah persyaratan bahwa cek ditandatangani bersama. Ini membantu mencegah satu orang dari menulis cek untuk dirinya sendiri atau menyetujui pembayaran yang tidak pantas. Jika bisnis Anda menulis banyak cek setiap bulan, Anda mungkin melembagakan kebijakan yang hanya membutuhkan dua tanda tangan pada cek yang lebih dari jumlah dolar tertentu, seperti $ 500. Pastikan Anda memiliki kartu tanda tangan di bank Anda dengan tanda tangan dari penandatangan yang sah. Ini memungkinkan bank untuk memeriksa tandatangan sebelum membayar cek.
Rekonsiliasi Bank
Banyak bisnis mencatat semua pembayaran dan penerimaan mereka dalam buku besar, yang merupakan catatan transaksi keuangan perusahaan. Entri dalam buku besar didasarkan pada cek tertulis, pembayaran tunai dan tunai, setoran elektronik atau pembayaran kartu kredit yang diterima. Untuk membantu menemukan kesalahan matematika dan entri penipuan, lakukan rekonsiliasi bank setiap bulan, membandingkan laporan bank Anda dengan buku besar Anda. Laporan bank Anda akan mencakup semua simpanan yang Anda buat atau terima secara elektronik dan menunjukkan semua pembayaran yang Anda lakukan. Ini juga akan mencakup biaya bank apa pun yang Anda bayar, memungkinkan Anda untuk memasukkannya ke dalam buku besar Anda.
Prosedur Pengadaan
Untuk memastikan Anda mendapatkan nilai maksimal saat melakukan pembelian, buat kontrol internal yang menetapkan kebijakan untuk melakukan pembelian. Ini dapat mencakup hanya menggunakan vendor yang disetujui, memerlukan penawaran kompetitif dari kontraktor atau melakukan pemeriksaan harga beberapa vendor sebelum memilih satu. Ini mungkin termasuk mengharuskan manajer kantor Anda untuk memeriksa harga online di beberapa toko kantor sebelum memesan perlengkapan kantor, furnitur, atau peralatan lainnya.
Kebijakan Penggantian
Buat kebijakan pengeluaran pegawai formal untuk membantu mengurangi biaya perjalanan, penginapan, hiburan dan makan yang tinggi. Jika Anda mengizinkan karyawan untuk memesan perjalanan dan penginapan mereka sendiri ketika menghadiri konferensi atau pameran dagang, mereka mungkin memesan penerbangan dan kamar yang memberi mereka poin hadiah paling banyak, daripada memilih pemesanan dengan biaya terendah. Mengharuskan semua biaya perjalanan disetujui oleh atasan terlebih dahulu dan bahwa semua formulir penggantian biaya termasuk kwitansi.
Audit
Memiliki pihak ketiga meninjau pembelian, catatan keuangan, time sheet, penggantian biaya, dan kegiatan bisnis lainnya dapat membantu mengenali dan mengurangi kesalahan dan penipuan. Audit internal memungkinkan satu karyawan atau departemen untuk meninjau pekerjaan yang lain. Audit eksternal membawa kontraktor atau perusahaan luar untuk meninjau pekerjaan staf Anda. Ini mungkin termasuk mempekerjakan akuntan publik bersertifikat untuk meninjau buku Anda setiap bulan atau kuartal. Melakukan tinjauan inventaris dapat membantu Anda mengetahui apakah Anda memiliki masalah dengan pencurian, pengiriman berlebihan atau kerusakan.
