Pemilik bisnis harus dibayar untuk tetap dalam bisnis, tetapi berbagai jenis bisnis meminta pembayaran dengan berbagai cara. Menutup penjualan sering dilakukan secara langsung atau melalui telepon. Penyedia layanan biasanya mengirim faktur melalui surat atau email. Terlepas dari mediumnya, meminta pembayaran dengan sopan meningkatkan penjualan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Penutupan Penjualan melalui Telepon atau Secara Langsung
Perwakilan penjualan biasanya melakukan penjualan baik secara langsung maupun melalui telepon. Beberapa transaksi penjualan membutuhkan waktu lebih lama daripada yang lainnya. Misalnya, penjualan asuransi jiwa membutuhkan lebih banyak penjelasan daripada membeli sepasang sepatu.
Menjadi sopan dimulai dari awal dengan menyambut pelanggan dan berterima kasih kepada mereka atas waktu mereka. Gunakan teknik mendengarkan aktif dan menjawab pertanyaan dalam bahasa yang mudah dipahami. Jika seluruh prosesnya sopan, meminta pembayaran akan wajar. Misalnya, "Apakah Anda ingin membayar dengan uang tunai atau kartu kredit?" adalah cara umum untuk meminta pembayaran. Ini memberikan opsi pembeli dan tidak kuat. Bertanya, "Bagaimana Anda ingin membayar?" adalah cara langsung lain untuk meminta uang, tetapi masih dianggap sopan selama dilakukan dengan nada bersahabat.
Selalu akhiri dengan berterima kasih kepada pelanggan Anda untuk bisnis mereka dan kemudian bertanya, "Apakah ada hal lain yang bisa saya lakukan untuk Anda?" Ini menunjukkan bahwa membantu pelanggan penting bagi Anda.
Permintaan Pembayaran Tertulis
Banyak perusahaan menagih klien setelah barang disediakan atau pekerjaan selesai, kemudian menunggu pembayaran yang diharapkan dengan piutang. Bisnis menghadapi kehilangan 20 hingga 50 persen dari piutang kepada agen penagihan jika pelanggan tidak membayar tepat waktu, jadi meminta pembayaran dengan sopan membantu menghindari hal ini.
Nada sangat penting ketika meminta uang baik dalam email atau dalam penulisan bisnis tradisional. Ingatlah bahwa pembaca tidak selalu menafsirkan kata-kata Anda seperti yang dimaksudkan. Korespondensi yang sopan berterima kasih kepada klien untuk bisnis mereka dan menggunakan frasa pengantar seperti "Saya harap semuanya baik-baik saja." Dengan faktur lewat jatuh tempo, permintaan pembayaran menjadi lebih kuat dan kurang ramah, tetapi masih bisa sopan.
Permintaan Awal: Surat awal mengkonfirmasi bahwa faktur telah diterima dan menanyakan apakah ada pertanyaan. Ini dikirim sekitar seminggu sebelum pembayaran menjadi terlambat. Tetap singkat dan informatif, mengingatkan pelanggan bahwa pembayaran akan jatuh tempo dan Anda berharap untuk melayani mereka di masa depan.
Surat kedua dikirim pada saat jatuh tempo. Mengajukan permintaan sebagai "pengingat bahwa nomor faktur sudah jatuh tempo," menunjukkan bahwa tidak membayar adalah kekhilafan atau bahwa pembayaran bisa saja melewati surat. Berikan informasi faktur dan tanggal jatuh tempo dengan opsi pembayaran. Ekspresikan ketersediaan Anda dan tawarkan untuk menjawab pertanyaan potensial.
Permintaan yang Telah Matuh tempo: Surat jatuh tempo dikirim di mana saja dari satu minggu hingga 90 hari setelah tanggal jatuh tempo. Pertahankan permintaan pembayaran dengan sopan dengan merujuk pada faktur dan perhatikan bahwa pembayaran belum diterima pada tanggal korespondensi. Meminta klien meninjau catatan mereka sendiri. Pendekatan ini menghilangkan konfrontasi dengan memberi klien kesempatan untuk alasan seperti, "Oh, saya pikir pemegang buku saya sudah mengirim itu." Tutup surat dengan "Terima kasih" atau "Salam" untuk menjaga nada sopan dan ramah. Sertakan salinan faktur dengan setiap huruf.
Surat-surat berikutnya menjadi lebih keras karena klien belum membahas masalah ini. Surat-surat ini masih menggunakan banyak teknik surat-surat sebelumnya, tetapi surat pra-koleksi harus mencatat bahwa tindakan lebih lanjut akan diambil jika pembayaran tidak diterima.
