Melanggar kebiasaan lama atau mempelajari yang baru sulit bagi sebagian orang. Ini bisa menjadi tantangan di tempat kerja jika karyawan telah melakukan rutinitas yang sama untuk waktu yang lama dan tidak nyaman dengan apa pun yang mereka anggap sebagai gangguan --- atau bahkan ancaman --- terhadap keamanan kerja. Kesediaan mereka untuk beradaptasi dengan perubahan sangat tergantung pada bagaimana perubahan disajikan kepada mereka dalam kebijakan dan prosedur tertulis.
Menentukan Jika Perubahan Diperlukan
Aksioma populer menunjukkan jika sesuatu tidak rusak, itu tidak perlu diperbaiki. Namun, di tempat kerja, lingkungan stagnan yang melekat pada cara lama dalam melakukan sesuatu "hanya karena" akan jatuh di belakang persaingan jika tidak tetap mengikuti ide, tren dan kemajuan teknologi yang dapat membantu kinerjanya lebih baik. Ini termasuk faktor-faktor seperti peralatan canggih, penggabungan, outsourcing dan bahkan perampingan untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik. Sebelum mengusulkan kebijakan dan prosedur baru, penting untuk menilai bagaimana ini akan secara langsung dan tidak langsung bermanfaat bagi perusahaan, berapa lama untuk mengintegrasikannya ke dalam operasi dan pola pikir yang ada, berapa biaya perubahan yang diusulkan dan apa akibatnya jika perusahaan tidak melakukan apa-apa sama sekali.
Relevansi dan Partisipasi
Manusia dari segala usia umumnya tidak suka diberitahu apa yang harus dilakukan, terutama jika mereka berpikir mereka diperintahkan untuk melakukan sesuatu tanpa alasan yang kuat. Lebih lanjut, jika pendapat mereka tentang hal itu tidak diminta sebelumnya, ada kemungkinan lebih besar mereka akan melakukan perlawanan karena mereka berpikir kekuatan yang ada --- apakah itu orang tua, pasangan atau bos --- tidak menghormati mereka. Jika, misalnya, Anda ingin staf kantor depan Anda mulai mengambil kelas bahasa Spanyol yang disponsori perusahaan, mereka perlu melihat hubungan antara rangkaian keterampilan baru ini dan interaksinya dengan pelanggan berbahasa Spanyol yang kemudian akan menghasilkan lebih banyak bisnis, meningkatkan laba perusahaan dan menghasilkan kenaikan gaji, bonus dan komisi yang lebih tinggi. Meskipun tidak selalu praktis atau disarankan untuk menempatkan setiap aturan baru pada pemungutan suara komite, meminta umpan balik dan gagasan karyawan secara berkelanjutan lebih baik memungkinkan manajer untuk mengantisipasi reaksi pekerja mereka terhadap kebijakan dan prosedur transisi.
Mengirim Pesan
Apakah Anda memperkenalkan kebijakan baru tentang keamanan kantor atau menyediakan materi pelatihan tentang cara mengoperasikan peralatan baru, Anda perlu tidak hanya memutuskan bagaimana informasi akan dikemas dan disebarluaskan, tetapi juga bagaimana efektivitasnya akan diukur. Jika itu adalah perubahan kebijakan, misalnya, Anda perlu memutuskan apakah itu akan dalam format memo, dikomunikasikan melalui email atau diakses dari situs web internal yang karyawan secara rutin memeriksa pembaruan dan pengumuman perusahaan. Metode yang Anda pilih tergantung pada ukuran kantor, urgensi masalah dan kemampuan pekerja untuk bertanggung jawab. Jika ini dokumen prosedural, Anda perlu memutuskan apakah hanya berupa teks, teks dengan gambar, atau teks dengan foto. Pendekatan yang Anda pilih akan didasarkan pada kompleksitas tugas dan materi serta kecerdasan pembaca target. Pengukuran keberhasilan kebijakan atau prosedur baru akan bersifat kuantitatif atau kualitatif berdasarkan kenaikan triwulanan. Aturan baru juga dapat dicoba berdasarkan program percontohan atau dipecah menjadi segmen-segmen kecil untuk secara bertahap memudahkan pekerja ke dalam rutinitas yang berbeda, yang bertentangan dengan perubahan radikal yang terjadi dalam semalam. Contoh: Transisi ke "kantor tanpa kertas" akan dimulai dengan pekerja belajar mengoperasikan peralatan pemindaian, mengurangi jumlah salinan yang diajukan secara fisik dan kemudian menghilangkan lemari arsip sama sekali.
Konsekuensi
Ketika Anda mengumumkan kebijakan baru bahwa "Casual Friday" sedang dibatalkan untuk memoles citra perusahaan, harapan Anda adalah bahwa karyawan akan terlihat lebih profesional pada hari Jumat berikutnya yang Anda lihat. Namun, jika mereka masih berpakaian santai, itu adalah produk dari mereka yang melupakan kebijakan baru yang diberlakukan (kadang-kadang kurva pembelajaran bisa lambat) atau keputusan yang disengaja dari pihak mereka untuk mengabaikannya. Jika kebijakan tertulis Anda gagal memasukkan penyebutan tentang bagaimana aturan baru akan ditegakkan, akan sulit untuk membuat siapa pun menganggapnya serius. Dalam menyusun bagian yang berkaitan dengan konsekuensi, penting bagi Anda meninjau bahasa dengan perwakilan dari SDM dan / atau pengacara untuk memastikan bahwa (1) disiplin sesuai, (2) disiplin konsisten dengan undang-undang serikat pekerja, (3) bahasanya jelas dan mudah dimengerti dan (4) disiplin itu masuk akal dan tidak akan mengganggu aliran pekerjaan. Misalnya, seorang karyawan mungkin senang membaca bahwa "siapa pun yang melanggar kode berpakaian Jumat akan segera dikirim pulang untuk berganti pakaian" (terutama jika keluar dari pekerjaan selama satu atau dua jam persis seperti yang ia inginkan).
