Bahkan jika suatu tim melaksanakan kegiatan proyek dengan lancar, manajer proyek perlu memantau kemajuan proyek dalam hal waktu, biaya, sumber daya, dan kinerja. Anda mencapai tujuan ini dengan membandingkan status proyek dengan rencana kerja dan anggaran yang disetujui. Anda juga membandingkan parameter perencanaan aktual proyek dengan yang ditentukan dalam rencana proyek. Selanjutnya, Anda membandingkan komitmen proyek, seperti keuangan dan sumber daya lainnya, dengan yang dirujuk dalam rencana proyek. Anda kemudian memeriksa kemajuan aktual proyek dari waktu ke waktu relatif terhadap apa yang diharapkan dan didokumentasikan dalam rencana proyek.
Pantau Anggaran Proyek
Anggaran proyek dapat dinyatakan sebagai sumber daya, seperti dolar, minggu sumber daya, jam yang dikeluarkan atau ukuran lain. Anda membandingkan penggunaan aktual sumber daya proyek dengan yang diantisipasi dalam rencana proyek. Menelusuri anggaran sangat penting karena sebelum proyek dimulai, manajer proyek dan pemangku kepentingan menyetujui dedikasi sumber daya tertentu untuk proyek. Konsekuensinya, jika biaya proyek mulai melebihi anggaran, itu bisa berarti bahwa tanpa penyesuaian ruang lingkup proyek atau sumber daya, semua persyaratan proyek tidak akan tercapai.
Lacak Lingkup Proyek
Ruang lingkup proyek terdiri dari persyaratan proyek, juga dikenal sebagai tujuan. Pemantauan ruang lingkup proyek sangat penting karena mempengaruhi semua aspek lain dari proyek termasuk biaya proyek, jadwal dan sumber daya. Misalnya, jika Anda memiliki terlalu banyak sumber daya yang ditugaskan untuk proyek, biaya Anda akan terlalu tinggi. Pemantauan ruang lingkup proyek akan menghentikan creep lingkup, yang merupakan penambahan persyaratan baru setelah rencana proyek disetujui. Ruang lingkup creep berarti bahwa anggaran, waktu dan sumber daya yang dialokasikan untuk proyek tidak akan memadai.
Tonton Jadwal Proyek
Seorang manajer proyek membandingkan status pekerjaan proyek yang dilaporkan dalam jadwal proyek dengan jadwal yang direncanakan untuk memastikan proyek berjalan seperti yang diharapkan. Jadwal proyek dapat direpresentasikan sebagai struktur rincian kerja yang mengidentifikasi kegiatan yang dilakukan sesuai dengan laporan harian, pengakuan tonggak dan bahan dan umpan balik lainnya, dan sumber daya yang diperlukan untuk setiap fase proyek dari siklus hidup proyek. Dengan menggunakan jadwal, Anda juga dapat mengidentifikasi tonggak apa yang telah dipenuhi dan kegiatan apa yang mungkin memerlukan sumber daya tambahan jika harus diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran.
Mengawasi Sumber Daya Proyek
Sumber daya proyek meliputi orang, fasilitas kerja, peralatan, perangkat lunak, dan alat proyek lainnya. Komitmen sumber daya untuk suatu proyek tidak hanya tercermin dalam dolar dan sen, tetapi juga dalam biaya peluang dalam hal berkurangnya ketersediaan sumber daya untuk proyek lain. Sangat penting untuk memantau kemajuan proyek sebagian oleh ketersediaan sumber daya tertentu ketika diperlukan karena kurangnya sumber daya yang tersedia akan mempengaruhi jadwal proyek, ruang lingkup dan kualitas produk akhir proyek.
