Prosedur pengendalian dokumen tidak harus rumit. Faktanya, kompleksitas menambah kemungkinan bahwa dokumen tidak akan dirujuk secara memadai. Yang mengatakan, mengelola informasi adalah salah satu proses terpenting dalam organisasi mana pun. Ketergantungan pada korespondensi data elektronik meningkatkan kebutuhan untuk terus memperbarui kontrol data dan prosedur penyimpanan. Kegagalan untuk mempertahankan prosedur pengendalian dokumen yang memadai dapat mengakibatkan risiko keuangan yang sangat besar. Untungnya, peningkatan dalam teknologi kontrol dokumen dan aplikasi perangkat lunak telah menciptakan dunia baru praktik terbaik.
Identifikasi Proses Kritis
Tetapkan tim manajer lintas fungsi untuk mengidentifikasi proses terpenting Anda yang terkait dengan aliran data dan informasi. Lacak bagaimana data (email, survei pelanggan, formulir IRS, dll.) Mengalir dari pelanggan Anda ke file database Anda. Bandingkan setiap proses aliran data dan identifikasi tugas-tugas umum atau berlebihan. Memetakan semua proses informasi, mulai dari email hingga kepatuhan perusahaan, menggunakan diagram alur dasar.
Buat Manual Prosedur
Prosedur - untuk perangkat lunak dan kertas - harus menentukan bagaimana dokumen disetujui sebelum dan setelah pembaruan. Mereka juga harus merinci bagaimana Anda memperbarui dan menyetujui kembali dokumen. Alamat bagaimana sistem akan mengidentifikasi perubahan, mis. Berdasarkan tanggal penerbitan atau perubahan font. Pastikan untuk menguraikan proses untuk memutuskan keusangan dokumen. Memahami cara mencegah dokumen "usang" digunakan.
Pastikan Fungsionalitas
Pastikan dokumen tersedia untuk orang yang tepat ketika mereka membutuhkannya. Jika Anda mengonversi ke sistem virtual, pastikan untuk secara hati-hati mendokumentasikan bagaimana dokumen asli akan disimpan, jika ada. Akhirnya, miliki solusi cadangan. Jika mengubah ke sistem otomatis, gunakan strategi peluncuran pilot. Setelah konversi penuh, tunggu tiga bulan sebelum menghancurkan atau mengajukan dokumen kertas.
