Kontrol dokumen digunakan untuk meningkatkan efisiensi organisasi tertentu dengan mengontrol versi dokumen tertentu yang dirilis. Ini memastikan karyawan semua memiliki versi yang tepat dari dokumen tertentu. Standar ISO adalah seperangkat standar internasional yang membantu menstandarkan proses dalam bisnis dan juga membantu bisnis menyimpan catatan yang memadai, menurut Intelex. Perusahaan harus memahami standar apa yang berlaku untuk bisnis mereka dan menggunakan langkah-langkah pengendalian dokumen untuk memastikan standar ini diikuti.
Meminimalkan Makalah
Pengendalian dokumen seringkali berupaya mengurangi atau menghilangkan dokumen kertas sehingga dokumen memiliki dampak yang lebih kecil terhadap lingkungan dan mengurangi biaya perusahaan, menurut Intelex.
Akses mudah
Kemudahan akses juga merupakan aspek penting ketika berhadapan dengan kontrol dokumen. Perusahaan akan lebih mudah menjaga informasi selalu mutakhir jika mereka dapat, misalnya, dengan mudah mengakses informasi itu dari Internet.
Kategorisasi
Dokumen harus diatur ke dalam kategori logis. Dengan demikian, dokumen yang sesuai untuk situasi tertentu dapat ditemukan. Dokumen-dokumen ini sering disusun dalam kategori-kategori seperti kebijakan, prosedur, instruksi kerja dan formulir serta catatan, menurut 9000 World. ISO mengharuskan dokumen yang relevan tersedia saat dibutuhkan.
Keahlian
Dokumen harus ditinjau secara luas sebelum diselesaikan. Dalam banyak kasus, dokumen-dokumen ini harus ditinjau oleh lebih dari satu orang, baik untuk tujuan pengawasan dan untuk memastikan kesalahan tidak dilakukan dengan memiliki sepasang mata ekstra untuk menangkap kesalahan, menurut 9000 World. Siklus peninjauan harus mencakup pekerja yang terlibat dalam dokumen dan manajer tertentu yang mengawasi mereka, karena mereka akan memiliki lebih banyak keahlian dan akan dapat memahami kesalahan. ISO mengharuskan dokumen disetujui untuk kecukupan sebelum diterbitkan.
Status Revisi
Standar ISO mengharuskan dokumen ditinjau dan diperbarui kapan pun diperlukan. Kondisi di perusahaan tertentu pasti akan berubah, dan pembaruan harus ditambahkan ke dokumen jika logis. Status revisi harus ditempatkan pada dokumen, menurut 9000 World. Status ini termasuk konsep, ulasan dan persetujuan. Dokumen usang yang disimpan oleh perusahaan untuk alasan apa pun harus diidentifikasi sebagai usang.
Keterbacaan
Dokumen harus selalu dapat dibaca dan diakses oleh mereka yang membutuhkannya, menurut 9000 World. ISO mengharuskan dokumen diperbarui ketika mereka menerima keausan atau kerusakan.
Distribusi
Tidak hanya dokumen yang berasal dari perusahaan harus dikendalikan, tetapi dokumen yang berasal dari luar negeri juga harus dikendalikan, menurut 9000 World. Banyak dokumen, seperti dokumen pengguna untuk produk dan mesin yang dimiliki oleh perusahaan, harus ditandai dengan jelas dan didistribusikan kepada individu yang tepat di perusahaan.
