Merencanakan suatu acara membutuhkan banyak pekerjaan. Untuk setiap individu atau perusahaan yang layanannya Anda sewa, Anda akan memerlukan kontrak untuk melindungi Anda dari penagihan berlebih atau macet tanpa layanan tersebut pada hari acara. Gunakan bahasa yang sederhana dan ringkas saat menulis kontrak acara sehingga tidak ada ruang untuk salah tafsir dari salah satu pihak.
Kompilasi semua informasi yang perlu Anda sertakan dalam kontrak dalam satu dokumen untuk referensi Anda. Ini termasuk nama dan informasi kontak Anda dan perusahaan atau perorangan, termasuk alamat, nomor telepon dan alamat email, tanggal acara, waktu Anda mengharuskan pekerja muncul, dan waktu acara dimulai dan diharapkan untuk akhir. Tulis daftar peralatan yang relevan yang akan Anda sediakan, dan apa yang Anda harapkan dari pekerja kontrak. Misalnya, jika Anda menyewa seorang DJ, jelaskan apakah Anda dapat menyediakan speaker, tetapi DJ bertanggung jawab atas kabel.
Buat formulir dengan bagian untuk informasi kontak, tanggal dan waktu yang tercantum, serta harapan pada daftar Anda. Untuk kontrak yang sudah diformat, Microsoft Office menawarkan beberapa templat gratis untuk dipilih.
Tulis perjanjian pembayaran dengan mencantumkan nama Anda sebagai pembayar, nama pekerja yang dikontrak (atau nama perusahaan) sebagai penerima, upah per jam atau keseluruhan, dan biaya tambahan apa pun yang dapat ditambahkan atau dikurangkan (Secara khusus nyatakan mengapa ini bisa terjadi, jika berlaku.). Sertakan metode pembayaran (cek, tunai, PayPal) dan kapan pembayaran akan dikeluarkan. Jika pembayaran akan dikeluarkan pada hari acara, tunjukkan apakah itu akan terjadi sebelum atau setelah layanan selesai.
Tulis bagian khusus untuk pengembalian uang dan pembatalan, dan nyatakan secara eksplisit apa alasan Anda tidak mengeluarkan pembayaran. Sertakan jendela waktu untuk memungkinkan pembatalan. Misalnya: "Perusahaan dapat membatalkan hingga 48 jam sebelum acara, atau mereka akan dinilai biayanya." Nyatakan berapa biayanya, juga.
Tulis bagian untuk barang-barang dinegosiasikan lainnya khusus untuk acara Anda dan bagaimana mereka dapat diselesaikan. Misalnya, jika acara tersebut di luar ruangan, sertakan rencana "hari hujan" atau tunjukkan apakah Anda akan membatalkan acara, bagaimana Anda akan memberi tahu pekerja yang dikontrak, dan kompensasi apa (jika ada) yang mungkin ia terima.
Buat bagian dengan nama Anda dan nama lengkap pekerja kontrak, diketik, dengan garis tanggal dan tanda tangan. Salin kontrak acara yang ditandatangani untuk pekerja, dan simpan salinan tambahan untuk catatan Anda.
