Perusahaan yang menjual produk atau membutuhkan persediaan secara teratur harus memiliki unit pembelian atau titik kontak. Orang yang bertanggung jawab atas proses ini disebut agen pembelian. Sebelum memesan inventaris untuk bisnis, penting untuk memahami dasar-dasar proses pemesanan dan pembelian.
Evaluasi
Salah satu langkah pertama dari pemesanan persediaan dan proses pembelian adalah untuk mengevaluasi barang-barang perusahaan mungkin membeli. Pembeli yang bijaksana memperhatikan kualitas ketika datang ke kebutuhan persediaan. Dia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan tidak menerima produk yang dibuat dengan buruk atau bahan baku yang salah. Jadi pembeli biasanya memesan bahan sampel, produk, dan persediaan untuk memastikan mereka memenuhi standar kualitas perusahaan.
Buat Perjanjian
Setelah perwakilan pembelian memutuskan penyedia dan produk yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah menegosiasikan perjanjian penjualan. Dalam perjanjian penjualan, pembeli dan distributor menyepakati diskon harga untuk barang inventaris dan ketentuan pembayaran. Misalnya "net 30" berarti pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah tanggal faktur. Perjanjian tersebut juga mencantumkan persyaratan dan ketentuan pengembalian, pertukaran, dan pembayaran untuk biaya pengiriman.
Kirim Pesanan Pembelian
Langkah selanjutnya adalah agar pembeli mengirimkan pesanan pembelian kepada distributor, grosir atau pabrikan. Pesanan pembelian adalah komitmen untuk membeli barang, asalkan penerimanya menerima. Pesanan pembelian menguraikan barang-barang persis yang diinginkan oleh pembeli untuk inventaris dan alamat pengiriman. Ini juga mencantumkan nomor pesanan pembelian, nomor rekening (ditugaskan oleh distributor atau pabrikan) dan ringkasan persyaratan yang disetujui kedua belah pihak.
Faktur Bayar
Perusahaan distribusi menerima dan memproses pesanan pembelian pembeli. Setelah mengirimkan barang ke pembeli, distributor kemudian mengeluarkan faktur untuk meminta pembayaran. Faktur berisi nomor pesanan pembelian, nomor rekening, alamat pembeli, deskripsi barang yang dikirim dan jumlah total yang jatuh tempo. Faktur juga mencantumkan tanggal penerbitan dan ketentuan (seperti net 30, jatuh tempo dalam 30 hari) sehingga pembeli dapat mengirimkan pembayaran tepat waktu.
