Membuat jadwal proyek yang realistis adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi manajer proyek. Ada beberapa masalah umum dengan penjadwalan proyek yang dapat diantisipasi dan dicegah, memberikan setiap orang yang terlibat dengan proyek lebih percaya diri dalam jadwal.
Memperkirakan Durasi Tugas
Masalah yang paling mendasar dan umum dengan penjadwalan proyek adalah memperkirakan durasi setiap tugas proyek. Kebanyakan orang meremehkan berapa lama sesuatu akan dilakukan, menghasilkan jadwal yang hanya mencerminkan skenario kasus terbaik. Untuk mencegah hal ini, Anda dapat menambahkan waktu untuk setiap tugas jika Anda dapat memperkirakan berapa banyak anggota tim Anda telah meremehkan. (Banyak orang meremehkan secara konsisten dengan persentase tertentu.) Atau Anda dapat menambahkan waktu darurat sebagai item terpisah dalam jadwal Anda. Meskipun ini kadang-kadang tidak disukai sebagai “padding” jadwal Anda, sebenarnya ini adalah cara realistis untuk membuat rencana Anda lebih akurat.
Pastikan untuk tidak melewatkan tugas proyek yang diperlukan. Sangat mudah untuk mengabaikan hal-hal yang dilakukan oleh kelompok di luar tim proyek Anda atau orang-orang yang ahli perkiraan mata pelajaran melakukan estimasi begitu jelas sehingga dia tidak perlu menyebutkannya.
Menugaskan Sumber Daya
Sebagian besar jadwal proyek didasarkan pada asumsi bahwa narasumber yang tepat akan tersedia tepat ketika dibutuhkan. Tetapi kecuali organisasi Anda memiliki metode yang baik untuk menugaskan orang ke proyek, itu mungkin tidak terjadi. Jadwal Anda juga perlu memperhitungkan secara realistis berapa banyak waktu yang dapat dihabiskan setiap anggota tim untuk proyek Anda, dengan mempertimbangkan proyek lain, dukungan operasional atau tugas administratif yang harus mereka lakukan.
Mengatur Tanggal Implementasi
Dalam banyak kasus, manajemen atau faktor luar telah menetapkan tanggal pelaksanaan proyek sebelum Anda menyusun jadwal. Anda mungkin diminta untuk mengurangi waktu yang direncanakan untuk beberapa tugas untuk memenuhi tanggal akhir yang dibutuhkan. Anda harus berkomunikasi secara proaktif dengan sponsor proyek segala risiko yang terlibat dalam membuat perubahan ini.
Mengelola yang Tidak Diketahui
Peristiwa yang tidak diketahui, seperti perubahan dalam lingkungan bisnis atau masalah dengan teknologi baru, dapat mengakibatkan tugas proyek lebih lama dari yang dijadwalkan. Dengan mengidentifikasi kemungkinan risiko pada awal proyek, Anda akan dapat mengelola dengan lebih baik semua yang terjadi dan dengan demikian mengurangi dampaknya terhadap jadwal Anda.
Mengelola Perubahan
Perubahan pada ruang lingkup proyek, persyaratan yang harus dipenuhi atau teknologi yang digunakan dapat mengganggu jadwal proyek Anda. Perubahan semacam ini harus melalui proses manajemen perubahan proyek formal sehingga sponsor proyek dan pelanggan dapat menyetujui perubahan jadwal apa pun alih-alih dikejutkan oleh mereka.
Memperkirakan Proyek Besar
Sebuah proyek besar memiliki lebih banyak saling ketergantungan antara tugas dan antara kelompok kerja atau individu. Tingkat kerumitan ini membuatnya lebih sulit untuk memprediksi jadwal, yang perlu memasukkan waktu untuk koordinasi tersebut.
